הפקת תעודות במערכת לניהול עסק

חלק מהניהול השוטף של העסק טומן בחובו הפקת תעודות שונות ללקוחות וספקים. הפקת תעודות אלה אינו רק חשוב וחיוני מבחינה חוקית, אלא גם יוצר סדר וארגון ביחסים של העסק עם לקוחות וספקים, ומעלה את רמת האמון בין הגורמים השונים.

המערכת שלנו לניהול עסק והנהלת חשבונות, כוללת כמה אפשרויות מובנות של יצירת תעודות שונות ללקוחות וספקים, אשר יתרמו ליכולות הבקרה והארגון של העסק וגם יקנו לו נופך מקצועי שיגביר את ביטחון העבודה עם העסק. ראו כאן לדוגמה הפקת קבלה ירוקה!

איזה סוגי תעודות מערכת AccountIT לניהול עסק כוללת?

המערכת כוללת 2 סוגי תעודות לספקים ו-2 ללקוחות:

• תעודת החזרה לספק – מסמך המתעד החזרת פריט או פריטים בחזרה לספק. ניתן להיכנס למסך זה דרך "הוצאות" בתפריט הראשי ולחיצה על "תעודת החזרה לספק".
• תעודת כניסה למלאי – מסמך המתעד קבלת סחורה מספק מסוים. כניסה דרך "הוצאות" בתפריט הראשי ולחיצה על "תעודת כניסה למלאי".
• תעודת משלוח – מסמך המתעד משלוח סחורה ללקוח. כניסה דרך "מכירות" בתפריט הראשי ולחיצה על "תעודת משלוח".
• תעודת החזרה – מסמך המתעד החזרה של סחורה מהלקוח בחזרה לעסק. כניסה דרך "מכירות" בתפריט הראשי ולחיצה על "תעודת החזרה".

כיצד ליצור תעודות במערכת AccountIT?

לנוחיותכם, סרטון פשוט וקצר המסביר על תהליך הפקת תעודות באמצעות מערכת AccountIT לניהול עסק (יש גם הסבר כתוב בהמשך הכתבה למעוניינים):

כל תהליך הפקת ארבעת התעודות הינו למעשה זהה מבחינה תפעולית. כך נראה החלק העליון של מסך יצירת התעודה (מודגם באמצעות מסך "תעודת החזרה לספק" אך בפועל זהה בכל מסך יצירת תעודה אחרת):

בחלק זה יש להזין את פרטי הספק/הלקוח עבורו רוצים להפיק תעודה. ניתן לבחור ספק/לקוח שכבר שמור במערכת, לשמור ספק/לקוח חדש, או לבחור "ספקים/לקוחות שונים" כדי ליצור תעודה לספק או לקוח מבלי לשמור את פרטיו במערכת. כמו כן ניתן להזין פרטים של לקוח/ספק מסוים בצורה אוטומטית ממסמך אחר שכבר נשמר בעבר במערכת על ידי לחיצה על "העתק ממסמך".

החלק התחתון של מסכי יצירת התעודה סובב סביב פריט הסחורה. כך נראה מסך זה:

למעלה ניתן לבחור אם מחיר הפריט כולל מע"מ או לא. לאחר מכן בהזנת פרטי הפריט ניתן לבחור פריט שכבר שמור במערכת, לשמור פרטי פריט חדש או להזין פריט בלי לשמור אותו במערכת על ידי בחירת "פריט כללי" והזנת פרטיו באופן חד פעמי.