ישנן פעמים בעסקאות בין עסק ללקוח – והרבה פעמים כשמדובר בעסקאות גדולות – שהעסק נדרש להפיק הצעת מחיר טרם ביצוע העסקה. הפקת הצעת מחיר רשמית כוללת את הפרטים החשובים ביותר בעסקה: מחיר, תאריך עסקה, פרטי הלקוח והעסק, פרטי הסחורה או השירות, ועוד פרטים והערות נוספות שחשובות לצדדים השונים.
חשוב לציין שלאחר החתימה על הצעת המחיר, יש למסמך זה משמעויות מחייבות חוקית ומשפטית! לכן, חשוב להתייחס לתהליך הפקת הצעת המחיר ברצינות ומקצועיות רבה.
מערכת AccountIT להנהלת חשבונות וניהול עסק מעניקה אפשרות יצירת הצעת מחיר מקצועית על כל פרטיה הבסיסיים החשובים וגם מקום לצדדים לציין תנאים ייחודיים לביצוע העסקה.
ניתן ללמוד כיצד להפיק הצעת מחיר במערכת AccountIT לניהול עסק עם הסרטון הבא ו/או בהסבר אחריו:
ניתן להיכנס למסך הפקת יצירת מחיר דרך "מכירות" בתפריט הראשי ולחיצה על "הצעת מחיר". כך נראה החלק העליון של מסך זה:
כפי שניתן להתרשם, חלק זה מיועד לפרטי הלקוח. ישנן שלוש אפשרויות להזנת פרטי הלקוח:
כמו כן, ניתן להעתיק פרטים ממסמך אחר שהופק בעבר במערכת כמו חשבונית מס או חשבונית מס קבלה על ידי לחיצה על כפתור "העתק ממסמך" ובחירת המסמך הרצוי.
כך נראה החלק התחתון של מסך הפקת הצעת מחיר:
אפשר להבחין שהחלק התחתון של המסך מוקדש לפרטי הפריט (הסחורה או השירות הנמכר). קודם יש לבחור למעלה מאיזה מחירון הפריט (אם הוגדר) ואם המחיר כבר כולל מע"מ או לא.
בדומה לפרטי הלקוח לעיל, ניתן להזין את פרטי הפריט באופן דומה:
לאחר מילוי כל הפרטים ואם צריך גם הוספת הערות (לציון תנאים מיוחדים), לחיצה על כפתור "הבא" בתחתית המסך תוביל לתצוגה מקדימה של הצעת המחיר; שם ניתן לבחור אם להדפיס את הצעת המחיר, לשלוח במייל, או לחזור אחורה ולתקן היכן שצריך.