הגדרות למסמכים עסקיים במערכת לניהול עסק והנהלת חשבונות אונליין

ישנן מספר הגדרות חשובות הקשורות למסמכים דיגיטליים (חשבוניות מס או קבלות ירוקות לדוגמא) המופקים על ידי מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות.

לחלק מהגדרות אלה יש משמעות אסתטית בלבד (שיכולות להשפיע על מוניטין העסק כמובן), אך לחלקן יש גם משמעות חוקית קריטית בקשר של העסק עם הרשויות השונות.

ניתן להיכנס למסך הגדרות למסמכים עסקיים דרך "מערכת" בתפריט הראשי ואז לחיצה על "מסמכים עסקיים".

כך נראה החלק העליון של מסך הגדרות למסמכים עסקיים:

בחלק זה ניתן להגדיר את המספר הסידורי הראשון (מספר בסיס) לכל מסמך דיגיטלי אשר ממנו תמשך ספירה עוקבת בשאר המסמכים מסוג זה; כלומר, אם לדוגמא נגדיר לחשבונית זיכוי את מספר הבסיס 14, אז חשבונית הזיכוי הראשונה תכלול את המספר הסידורי 14 וחשבונית הזיכוי הבאה אחריה תכלול את המספר הסידורי 15 וכן הלאה וכן הלאה.

שימו לב שלא ניתן לשנות מספרי בסיס של מסמכים דיגיטליים שכבר החלו להיות מופקים במערכת.

בצילום המסך לעיל לדוגמא, אפשר לראות שלא ניתן לשנות את מספר הבסיס של חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה והפקדות בנק מאחר וכבר הופקו בחשבון זה מסמכים אלו.

מי ולמה צריך להגדיר מספר בסיס בתוכנת הנהלת חשבונות?

אם העסק הינו חדש ומעולם לא הופקו מסמכים עבורו אז אין צורך להגדיר מספרי בסיס.

אך אם העסק כבר הפיק בעבר מסמך כזה או אחר באופן ידני או בתוכנה לניהול עסק אחרת, יש להגדיר את מספר הבסיס כמספר הבא אחרי המספר הסידורי שבמסמך האחרון שהופק; לדוגמא, אם עסק קיים כבר הפיק חשבוניות מס קבלה במערכת אחרת והחשבונית האחרונה נשאה את המספר הסידורי 165, אז יש להגדיר במסך זה בשדה חשבונית מס קבלה את מספר הבסיס 166.

חשוב להבין שזוהי אינה המלצה, אלא תקנת חובה של רשות המסים!

כך נראה החלק התחתון של מסך הגדרות למסמכים עסקיים:

חלק זה עוסק יותר בנראות ועיצוב המסמכים העסקיים המופקים במערכת.

כאן ניתן לשנות האם מסמכים דיגיטליים הכוללים פריטים יציגו כברירת מחדל את מחיר הפריט לפני מע"מ או עם מע"מ (ניתן לשנות אפשרות זו גם במסכי הפקת המסמכים עצמם); ניתן להגדיר את אופן עיגול הסכומים; ניתן להוסיף טקסט קבוע לחלקו העליון של כל מסמך (טקסט מותאם); וניתן להגדיר כותרת עליונה (עילית) ותחתית שיופיעו באופן אוטומטי בכל מסמך.

כמו כן, אפשר להעלות קובץ תמונה (בגודל 200×300) של לוגו העסק אשר יופיע בחלק העליון של כל מסמך דיגיטלי שיופק על ידי המערכת, וקובץ תמונה של חתימה אשר תופיע בתחתית כל מסמך.

על מנת להכניס לתוקף את ההגדרות החדשות יש ללחוץ על כפתור "עדכן" בתחתית מסך הגדרות למסמכים עסקיים.