שליחת מסמכים (חשבוניות, קבלות) במייל במערכת לניהול עסק

כמו שאר תחומי החיים, גם עולם העסקים התקדם טכנולוגית רבות בעשורים האחרונים, וכל ההתנהלות הפיננסית של עסקים ועצמאים הפכה לנוחה ויעילה הרבה יותר עם המעבר לעולם הרבה יותר וירטואלי.

בעוד פעם עסק היה צריך להפיק מסמכים באופן ידני ולהעביר אותם פיזית ללקוח, ספק או כל נמען אחר ביד (שהיה מחייב קירבה פיזית) או משלוח בדואר (שהיה מחייב זמן המתנה עד ההגעה ליעד), כיום ניתן לעשות זאת מיידית מכל מקום לכל מקום ובכל זמן באמצעות האינטרנט בצורה חוקית לגמרי.

חוקיות משלוח קבלות וחשבוניות במייל

בתחילת שנות ה-2000, האינטרנט כבר תפס מקום מרכזי בתרבות ובחברה בכל רחבי העולם. אך בעוד אנשים ועסקים כבר אימצו את העולם המקוון, מערכת החוק נשארה עדיין מעט מאחור. מצד אחד אנשים החלו להשתמש יותר ויותר באינטרנט ולבצע יותר ויותר רכישות מקוונות, אך מצד שני החוק עדיין דרש הפקת חשבוניות וקבלות ידניות תקניות.

בכדי להתאים את מערכת החוק לעידן החדש, הכנסת חוקקה את "חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001” (PDF). החוק החדש למעשה הסדיר את החוקיות של שליחת מסמכים חשבונאיים ברשת האינטרנט באופן בטוח, על מנת לאפשר לעסקים ועצמאיים ליצור ולשלוח חשבוניות וקבלות דיגיטליות, כאשר יש להן תוקף חוקי ומשפטי מחייב.

ניתן להבין את חששות הרגולטורים בהתחלה – אחרי הכל, קל מאוד לזייף מסמך וחתימה באינטרנט וקשה להוכיח את מקוריותן ללא כלי זיהוי כלשהו. לשם כך הוחלט על פתרון טכנולוגי שיאפשר זיהוי ובדיקה של אותנטיות מסמכים אלקטרוניים עם תוקף משפטי מחייב שיישלחו בין היתר במייל: חתימה דיגיטלית!

חתימה דיגיטלית – חובה במשלוח מסמכים במייל!

למעשה, המונח החוקי הנכון לכלי זה הינו "חתימה אלקטרונית" אך כיום המונח המקובל והנפוץ שבו משתמשים רוב האנשים הוא "חתימה דיגיטלית" אשר בדרך כלל מתייחס לאותו דבר.

החתימה הדיגיטלית הינה למעשה קוד שמצטרף לקובץ המסמך החשבונאי (חשבונית, קבלה וכו’) לאחר הפקתו ו-”נועל" אותו ביחד עם זהות השולח וזמן הפקת המסמך. כלומר, לאחר צירוף החתימה הדיגיטלית למסמך, לא ניתן לשנות את תוכנו, זהות החותם והזמן שבו נוצר. ניתן לקרוא בקישור הבא עוד על חתימה דיגיטלית וחתימה אלקטרונית.

רשות המיסים אימצה את הכלי הטכנולוגי החדש ואישרה את חוקיות השימוש בחתימה אלקטרונית במסמכים ממוחשבים כמו חשבונית דיגיטלית וקבלה ירוקה. הדרך מכאן למשלוח מסמך, קבלה או חשבונית במייל נסללה במהירות.

כיצד לשלוח מסמכים במייל באמצעות מערכת AccountIT לניהול עסק?

מערכת AccountIT לניהול עסק והפקת חשבוניות מאפשרת שליחת מסמכים במייל בקלות ובמהירות. לאחר הפקת מסמך כלשהו – חשבוניות, תעודות וכו’ – אחת האפשרויות שתופיע עם תצוגת המסמך היא "חתום ושלח". לחיצה על אפשרות זו תיקח את המשתמש למסך הבא של שליחת המסמך במייל:

כפי שניתן לראות, מאוד פשוט לשלוח מסמכים ממוחשבים כדוגמת חשבונית במייל עם המערכת:

• קודם יש למלא את כתובת המייל של הנמען. ניתן לשמור את הכתובת במערכת עם לחיצה על תיבת "הוסף אותי לנמענים".
• מילוי נושא המייל.
• מילוי תוכן המייל עצמו שיישלח לצד המסמך הדיגיטלי.
• לחיצה על כפתור "שלח".

זהו! משלוח חשבוניות וקבלות דיגיטליות במייל מעולם לא היה פשוט, קל ויעיל יותר.