רפורמת "חשבוניות ישראל" כבר כאן, ואם אתם מנהלים חברה בע"מ, בטח שמתם לב שהדרישות של רשות המיסים הפכו לקצת יותר נוקשות. עולם ניהול הספרים משתנה, וניהול של תאגיד שונה מניהול של עוסק מורשה רגיל – מדובר בישות משפטית נפרדת שדורשת התנהלות סופר-מדויקת, בטח כשמדובר בחובה החדשה לקבל מספרי הקצאה לכל חשבונית שיוצאת מעל התקרה שקבע החוק.
כדי לחסוך לכם כאב ראש ובירוקרטיה מיותרת, ריכזנו עבורכם מדריך פרקטי שיעזור לכם לחבר את התאגיד שלכם למערכת בצורה חלקה, ולתת לתוכנת AccountIT לעשות את העבודה הקשה בשבילכם.
מי תכל'ס מוסמך לעשות את הרישום? כשמדובר בחברה בע"מ, אי אפשר פשוט לבקש מאחד העובדים או ממנהל חשבונות זוטר להיכנס ולרשום את העסק. רשות המיסים דורשת רמת אבטחה מחמירה, ולכן רק מורשה החתימה של החברה – זה שמופיע רשמית ברשם החברות ובפרוטוקול – יכול לבצע את הרישום הראשוני. החדשות הטובות? ברגע שמורשה החתימה עושה את הקישור הזה בפעם הראשונה, הוא יכול בקלות לחלק הרשאות לשאר חברי הצוות, למחלקת הכספים ולרואה החשבון המייצג.
השלבים: איך מחברים את התאגיד בפועל? כדי לא ללכת לאיבוד, הנה סדר הפעולות שכדאי לעבוד לפיו:
- הזדהות ממשלתית: מורשה החתימה נכנס לאזור האישי באתר רשות המיסים (דרך מערכת ההזדהות הלאומית) ומאמת את הזהות שלו.
- שיוך הישות (התאגיד): בתפריט מנווטים לאופציה של "שיוך תאגיד" או "פעולות בשם תאגיד". המערכת של מס הכנסה אמורה למשוך את הנתונים מרשם החברות ולזהות אוטומטית שאתם אכן מורשי חתימה בחברה הזו.
- הענקת הרשאות: זה השלב הניהולי הקריטי. כאן מורשה החתימה מגדיר מי עוד רשאי לפעול במערכת מטעמו. אל תשכחו להוסיף את רואה החשבון שלכם ואת הצוות שמפיק חשבוניות ביומיום.
- חיבור ל-AccountIT: כדי שהכל יקרה על אוטומט ולא תצטרכו להיכנס ידנית בכל פעם שאתם מפיקים חשבונית, מחברים את המערכת שלנו לאזור האישי ברשות המיסים בעזרת מפתח טכנולוגי (API). במערכת שלנו כבר דאגנו לפתח ולתרגם את כל רכיבי הממשק של רשות המיסים, כך שתהליך קבלת מספרי ההקצאה (גם לחשבוניות כבדות של מעל 25,000 ש"ח) יהיה ברור, מונגש וישתלב לכם בטבעיות בזרם העבודה, בלי מונחים מסובכים באוויר.
כמה שאלות שעולות המון:
- יש לי כמה חברות בת או חברות קשורות, צריך לרשום כל אחת? כן. כל ח.פ. נחשב לישות משפטית עצמאית. תצטרכו לחזור על התהליך ולשייך כל חברה בנפרד, גם אם מורשי החתימה הם בדיוק אותם אנשים.
- חובה לקנות כרטיס חכם (חתימה אלקטרונית)? ממש לא. בשביל הרישום הראשוני והענקת ההרשאות מספיקה ההזדהות הממשלתית הרגילה. החיבור הטכנולוגי שנוצר בין AccountIT לרשות המיסים כבר מספק את האבטחה והחתימה הנדרשת לפי חוק.
- החלפנו מורשה חתימה בחברה, מה עושים? אין צורך להתחיל הכל מאפס ולרשום את התאגיד מחדש. מורשה החתימה החדש (אחרי שעודכן כחוק ברשם החברות) פשוט נכנס למערכת, משייך את עצמו לחברה ומוודא שההרשאות של שאר הצוות עדיין רלוונטיות.
ניהול חברה בע"מ מביא איתו מספיק ניירת, דוחות והנהלת חשבונות כפולה. ברור לנו שהדרישות החדשות יכולות להיראות כמו עוד משימה מעיקה ברשימה. ב-AccountIT המטרה שלנו היא לתת לכם שקט תעשייתי ומערכת פיננסית יציבה שעובדת בשבילכם. פשוט מחברים את המערכת למס הכנסה – ונותנים לנו לדאוג שמספרי ההקצאה יופיעו על המסמכים שלכם על אוטומט, בלי לעכב לכם את העסקים.
