תפעול, תחזוקה וניהול שוטף של העסק

במאמרים הקודמים בסדרת ניהול העסק לעצמאים דיברנו על כל מה שסובב סביב פתיחת העסק והחובות הרגולטוריות של העסק מול רשויות המס. במאמר זה נשוחח על נקודות חשובות בתפעול העסק – נפרט על על סוגי המסמכים החשבונאיים (חשבוניות, קבלות וכו’) שהעסק צריך להפיק, החזרי מס שניתן לקבל עבור הוצאות (הוצאות מוכרות במס), זיכויי מס עבור תרומות, ופירוט של הוראות ניהול ספרים למקצועות ספציפיים.

בואו נתחיל…

אילו חשבוניות בעל עסק צריך להפיק?

ישנם מספר סוגי מסמכים חשבונאיים וחשבוניות אשר לכל אחד ואחת מהם תפקיד ייחודי עם מאפיינים מעט שונים. על כל עצמאי ובעל עסק להכיר את המסמכים והחשבוניות השונות, ולדעת אילו מסמכים הוא צריך ויכול להפיק ואילו מסמכים אסור לו כלל להפיק.

נתחיל לפרט את סוגי החשבוניות הנפוצות והבסיסיות ביותר ונתקדם למסמכים מעט משניים יותר אך שיכולים עדיין להיות קריטיים לעסקים מסוימים.

• קבלה: מסמך המופק מיד עם קבלת התשלום בעת עסקה על מנת לתעד את התשלום בין הצדדים. למעשה, בכדי שעסקה תחשב כחוקית, ישנה חובה להפיק קבלה (או חשבונית מס קבלה). 
• חשבונית מס: חשבונית המס היא המסמך החשבונאי הרשמי הדורש תשלום מלקוח לאחר העברת המוצר, מתן השירות או ביצוע עבודה מסוימת. חשבונית המס כוללת גם מע"מ ומפיק חשבונית המס מחויב בתשלום המע"מ בעת הוצאתה, גם אם לא התקבל עדיין התשלום. בגלל שחשבונית המס כוללת מע"מ, רק עוסק מורשה רשאי להפיקה ולא עוסק פטור (שהוא פטור מתשלום המע"מ). 
• חשבונית מס קבלה: מסמך זה בעצם מאגד את חשבונית המס ואת הקבלה ביחד, וכך ניתן להפיק רק חשבונית מס קבלה במקום גם להפיק חשבונית וגם קבלה. יש לציין שלעסוק פטור אסור להפיק חשבונית מס קבלה בגלל שהיא כוללת גם מע"מ. 
• חשבונית זיכוי: המסמך שבאמצעותו ניתן לבטל חשבונית קודמת בגלל סיבה כזו או אחרת. רק לאחר הפקת חשבונית הזיכוי ושליחתה ללקוח אז החשבונית הקודמת תבוטל. 
• חשבונית עסקה: במקום להפיק חשבונית מס רגילה המחייבת תשלום מע"מ גם אם עדיין לא התקבל התשלום מהלקוח, ניתן חוקית להפיק חשבונית עסקה אשר לא מחייבת תשלום מע"מ. גם עוסק מורשה וגם עוסק פטור רשאים להפיק חשבונית עסקה. 
• תעודת משלוח: מסמך המתעד משלוח מוצר ללקוח. 
• תעודת כניסה למלאי: מסמך המתעד כניסת סחורה למלאי העסק. 
• תעודת החזרה לספק: מסמך המתעד החזרת מוצר(ים) לספק. 
• תעודת החזרה: מסמך המתעד החזרה של מוצר(ים) לעסק מלקוח.

את כל סוגי החשבוניות והתעודות להלן ניתן להפיק באמצעות מערכת AccountIT לניהול עסק והפקת חשבוניות אונליין.

הוצאות מוכרות במס

כל העצמאים ובעלי העסקים רוצים להגדיל את גובה ההכנסות, זה ברור, אך לפעמים אפשר להגדיל את שורת הרווח דווקא דרך הוצאות העסק.

על פי סעיף 17 של פקודת מס הכנסה ניתן לנכות מתשלום המס "יציאות והוצאות שיצאו כולן בייצור הכנסתו בשנת המס ולשם כך בלבד". במילים אחרות, אפשר לקזז מתשלום המס בצורה מלאה או חלקית הוצאות שמטרתן יצירת הכנסות לעסק. כמעט מיותר לציין שניכוי הוצאות מוכרות במס מתבצע מול חשבוניות ההוצאות.

אך מהן בדיוק אותן הוצאות מוכרות במס? קשה למצוא נוסחה אחת שתתאים לכל סוגי ההוצאות המוכרות כי רשימה כזו היא כמעט אינסופית; עם זאת, ישנם כמה סוגי הוצאות מוכרות נפוצות שחשוב להכיר. בכל מקרה, מומלץ מאוד להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס בנושא.

• ביגוד והלבשה: ניתן לקבל החזר של 80% מההוצאה אם מדובר בביגוד שיכול לשמש גם מחוץ לעבודה עצמה, ו-100% בביגוד שניתן ללבוש אך ורק לעבודה (לדוגמה, מדים ייחודיים, תחפושות וכו’). 
• תכשיטים ואביזרים: אם ובמידה וניתן להראות שהתכשיטים נחוצים לעבודה (רושם, מוניטין וכו’), אז אפשר לקבל החזר בהתאם לשיקול מס הכנסה. 
• הוצאות רכב: ניתן לקבל החזרי מס על דלק (עד 45% מההוצאה), חניה (עד החזר מלא) ואפילו קניית רכב חדש (עד 15% בשנה על הפחת). 
• הוצאות משרדיות: ניתן לקבל החזרים על כיבוד קל לאירוח פגישת עסקים (עד 80%), חשבון טלפון (עד 80%), הוצאות שוטפות כמו כלי כתיבה ודפים (החזר מלא), וציוד משרדי כמו אביזרי חשמל (עד 33% בשנה על הפחת) וריהוט (עד 12% בשנה על הפחת). 
• הוצאות על עבודה מהבית: ניתן לקבל החזרים בשיעור של 25% על מים, ועד בית, חשמל וארנונה. אפשר לקבל החזר מלא על שכר הדירה אם בחוזה השכירות הדירה מוגדרת לעסקים. ניתן לקבל החזר מלא על עלויות טלפון ביתי לשימוש עסקי.

החזרי מס על תרומות

תרומות הן חלק בלתי נפרד מעזרה לקהילה וערבות הדדית בחברה, והמדינה מכירה בכך ומוכנה לתמרץ אנשים לתרום. דרך אחת שהמדינה מעודדת תרומות היא באמצעות חקיקה אשר מעניקה זיכויי מס בשל תרומות.

על פי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה:

"אדם שתרם בשנת מס פלונית סכום העולה על 180 שקלים חדשים (מתואם לשנת 2012; בשנים 2019 עד 2021, 190 ש״ח) לקרן לאומית, או למוסד ציבורי כמשמעותו בסעיף 9(2) שקבע לענין זה שר האוצר באישור ועדת הכספים של הכנסת, יזוכה מהמס שהוא חייב בו באותה שנה בשיעור של 35% מסכום התרומה."

כלומר, אם בשנת 2021 אדם תרם 190 ש"ח אז הוא זכאי לבקש החזר מס בשווי 66.5 ש"ח (66.5=0.35*190). נא לשים לב שהתרומה המינימלית הנחוצה על מנת לבקש זיכוי מס היא 180 ש"ח עד שנת 2019, ו-190 ש"ח משנת 2019 ועד 2021.

חשוב מאוד לציין שניתן לקבל החזרי מס על תרומות בשש השנים האחרונות ורק על תרומות שניתנו לגופים שמוכרים בחוק כמוסדות ציבור לעניין תרומות. בכדי לברר אם מוסד כלשהו עומד בקריטריונים של רשות המסים, ניתן לחפש את המוסד באתר רשות המסים באמצעות מספר תיק או שם המוסד.

ישנה תקרת מקסימום על זיכויי מס בשל תרומות שנקבעה כך: מהשנים 2015-2019 9,000,000 ש"ח, בשנת 2019 9,322,000 ש״ח, בשנת 2020 9,350,000 ש״ח, ובשנת 2021 9,294,000 ש״ח. בנוסף לא ניתן לקבל החזר מס הגבוה ב-30% מההכנסה השנתית של אותו התורם.

שיטות הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות חד צידית מול הנהלת חשבונות דו צידית (כפולה)

על כל בעל עסק לנהל את חשבונותיו על פי אחת משתי שיטות הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות חד צידית או הנהלת חשבונות דו צידית (כפולה). בואו נבין מהי בעצם כל שיטה ולמי היא מיועדת.

הנהלת חשבונות חד צידית: זוהי השיטה היותר פשוטה והיותר זולה לתפעול, אך היא גם מיועדת לעסקים קטנים יותר: שיטת הנהלת חשבונות זו הינה לעוסקים פטורים ולעסקים עם מחזור הקטן מ-3.5 מיליון ש"ח. על פי שיטה זו, פשוט רושמים את ההוצאות אל מול הכנסות העסק ללא צורך ברישום של אופן התקבול (מזומן, אשראי וכו’).

הנהלת חשבונות דו צידית (כפולה): כאמור שיטה זו היא יותר מורכבת ויקרה לתפעול, אך מיועדת לעסקים עם מחזור כלכלי גדול וחברות בע"מ. על פי שיטה זו, כל פעולה עסקית צריכה להירשם בטור אחד כאשר הפעולה ההפוכה לה תירשם בטור שני. לדוגמה, אם עסק רכש ריהוט חדש לעסק, אז הרהיטים יירשמו בטור אחד (בניכוי הפחת השנתי) והוצאתם הכלכלית תירשם בטור מנגד. בנוסף, בשיטת הנהלת חשבונות כפולה יש לפרט את אופן התשלום.

הוראות ניהול ספרים

בעוד במאמר הקודם הסברנו בכלליות את חובת ניהול פנקסי (ספרי) חשבונות ופירטנו את ספרי החשבונות החשובים ביותר, כאן ניכנס מעט יותר לעומק ולפרקטיקה המעשית של ניהול ספרי חשבונות בתפעול השוטף של העסק.

בחלק זה נתמקד בסעיפי ה"תוספות" המרכזיות של הוראות מס הכנסה לניהול פנקסי חשבונות, אשר מציינים באיזה שיטת ניהול ספרים (חד צדדית או כפולה) בעלי מקצוע ספציפיים צריכים לבחור, ובאילו ספרי חשבונות עליהם להשתמש.

ניהול פנקסי חשבונות על ידי יצרנים (תוספת א’)

יצרנים שמחזורם הכספי עולה על 3.8 מיליון ש"ח או שבעסקם עובדים יותר מ-18 עובדים נדרשים לעבוד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה. פנקסי החשבונות שיצרנים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים
2. ספר הזמנות
3. שוברי קבלה
4. תעודות משלוח, אם לא נערכה חשבונית בשלב משלוח הטובין
5. חשבוניות
6. תיק תיעוד חוץ
7. רשימת יתרות של לקוחות וספקים לסוף שנת המס
8. רשימת המלאי לסוף שנת המס

ניהול פנקסי חשבונות על ידי סיטונאים (תוספת ב')

סיטונאים שמחזורם הכספי עולה על 3.8 מיליון ש"ח או שבעסקם עובדים לפחות 4 עובדים נדרשים לעבוד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה. פנקסי החשבונות שסיטונאים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים
2. שוברי קבלה
3. תעודות משלוח, אם לא נערכה חשבונית בשלב משלוח הטובין
4. חשבוניות
5. סרט קופה רושמת לגבי מכירות בקמעונות במזומן שכל אחת מהן אינה עולה על 710 שקלים חדשים
6. תיק תיעוד חוץ
7. רשימת יתרות של לקוחות וספקים לסוף שנת המס
8. רשימת המלאי לסוף שנת המס

ניהול פנקסי חשבונות על ידי קמעונאים (תוספת ג׳)

קמעונאים שמחזורם הכספי עולה על 3.8 מיליון ש"ח או שבעסקם עובדים לפחות 7 עובדים נדרשים לעבוד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה. פנקסי החשבונות שקמעונאים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים שבצד התקבולים שבו יירשם בסוף היום כל הפדיון היומי על פי ספירת המזומנים בקופה
2. ספר קניות
3. תיק תיעוד חוץ

ניהול פנקסי חשבונות על ידי קבלנים (תוספת ד׳)

קבלנים שמחזורם הכספי או עלות הבניה עולה על 3.8 מיליון ש"ח נדרשים לעבוד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה. פנקסי החשבונות שקבלנים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים
2. ספר הזמנות של עבודות בניה אשר לגביהן לא מנוהל חשבון עבודה
3. שוברי קבלה
4. חשבוניות
5. תיק תיעוד חוץ
6. רשימת יתרות של לקוחות וספקים לסוף שנת המס
7. רשימת המלאי לסוף שנת המס אם המלאי הוא מהותי בעסקו של הנישום, ובכל מקרה שבו ערך המלאי עולה על 10,100 ש"ח

ניהול פנקסי חשבונות על ידי בעלי מקצועות חופשיים (תוספת ה׳)

בעל מקצוע חופשי הוא אגרונום, אדריכל, הנדסאי, חוקר פרטי, טוען רבני, טכנאי, טכנאי שיניים, יועץ לארגון, יועץ לניהול, יועץ מדעי, יועץ מס, כלכלן, מהנדס, מודד, מנהל חשבונות, מתורגמן, עורך דין, עורך פטנטים, רואה חשבון, ושמאי. פנקסי החשבונות שבעלי מקצועות חופשיים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים
2. ספר לקוחות
3. שוברי קבלה
4. חשבוניות
5. תיק תיעוד חוץ

ניהול פנקסי חשבונות על ידי נותני שירותים (תוספת י״א)

נותני שירותים שמחזורם הכספי עולה על 2.15 מיליון ש"ח נדרשים לעבוד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה. פנקסי החשבונות שנותני שירותים חייבים לנהל (לכל הפחות):

1. ספר תקבולים ותשלומים
2. שוברי קבלה, לגבי תקבולים שלא נכללו בסרט קופה רושמת
3. סרט קופה רושמת
4. ספר הזמנות שבו יירשמו כל ההזמנות לשירות
5. חשבוניות
6. תיק תיעוד חוץ
7. רשימת יתרות הלקוחות והספקים לסוף שנת המס
8. רשימת המלאי לסוף שנת המס אם המלאי הוא מהותי בעסק, ובכל מקרה שבו ערך המלאי עולה על 10,100 ש"ח

אלה הוראות ניהול הספרים של מס הכנסה המיועדים לבעלי מקצוע ספציפיים מרכזיים; נא לשים לב שישנם עוד בעלי מקצוע כאלה ואחרים אשר להם הוראות ניהול ספרים פרטניות.