כל מה שעצמאים צריכים לדעת על דוחות לרשויות המס

– אילו דוחות חשובים יש, מי נדרש להגיש ומתי?

דוחות הם חלק בלתי נפרד מהתנהלותו השוטפת של העצמאי ובעל העסק. למעשה, דוחות הם חלק כל כך אינטגרלי בעולם העסקים, שלא ניתן לנהל עסק בהצלחה ללא הבנה מקצועית בסיסית של הנושא; ובמקרים מסוימים, רשויות המס אף יענישו עצמאים שלא יעבדו עם דוחות כנדרש על פי חוק.

במאמר זה נסביר למה דוחות לרשויות המס כל כך חשובים לניהול העסק, מהם הדוחות החשובים ביותר לעצמאים, וכיצד ניתן להפיק אותם במהירות ובנוחות המקסימלית באמצעות מערכת AccountIT לניהול עסק.

ישנן שתי סיבות עיקריות למה ניהול דוחות מאורגן ומסודר הוא כל כך קריטי לעסקים:

1. רשויות המס: ישנם דוחות שרשויות המס (מס הכנסה, מע"מ) דורשים באופן תקופתי. אין להתחמק מזה, הגשת דוחות אלה הינם בגדר חובה!
2. ביקורת, מעקב וסדר: יש דוחות שאמנם לא נדרשים על ידי רשויות המס, אך הם חיוניים מאוד להבנת העסק, ניתוח מאפייניו השונים וגזירת מסקנות להתנהלות בהמשך על ידי העצמאי.

חשוב מאוד לציין שגם הדוחות המחויבים חוקית להגשה על ידי הרשויות יכולות לשמש את בעל העסק גם עבור ניתוח עצמי.

בואו נסקור את הדוחות העסקיים שכל עצמאי צריך להכיר.

דוח מע"מ

עוסקים מורשים נדרשים להגיש דוח מע"מ תקופתי (פעם בחודש או בחודשיים, על פי הנחיית פקיד השומה) וצריכים לדווח למע"מ על היקף העסקאות של העסק באותה התקופה; בנוסף, על עוסקים מורשים לשלם את 17% מס הערך המוסף אשר גבו מלקוחותיהם ממחיר כל עסקה.

כמו כן, עוסקים מורשים רשאים לקזז מתשלום זה את המע"מ של ההוצאות שביצעו עבור העסק אשר נקרא מס תשומות. כלומר, אם עסק למכירת מוצרי ניקיון רכש סבון מספק ב-117 ש"ח (100 ש"ח מוצר + 17 ש"ח מע"מ) ולאחר מכן מכר את הסבון ללקוח ב-200 ש"ח (166 ש"ח מוצר + 34 ש"ח מע"מ), הוא רשאי לקזז את 17 השקלים אשר הוציא בעת הרכישה מתשלום המע"מ שגבה מהלקוח; לכן במקרה הזה, תשלום המע"מ יהיה 17 ש"ח ולא 34 ש"ח.

מה עושה עוסק פטור? עוסק פטור, באופן לא מפתיע, פטור מתשלום המע"מ ולכן אין עליו להגיש דוח מע”מ תקופתי. עם זאת, עליו להצהיר למע"מ פעם בשנה על מחזור עסקאותיו – אם עבר את תקרת מחזור העסקאות של עוסק פטור (99,893 ש"ח בשנה נכון ל-2021) אז הוא ייחשב כעוסק מורשה וייאלץ לשלם את 17% המע"מ על ההפרש מהתקרה.

לדוגמא, אם לעוסק פטור היה בשנה מסוימת מחזור עסקאות בסך של 105,000 ש"ח, יהיה עליו להצהיר על כך בדוח מע"מ ולשלם 17% על הפער: נכון לשנת 2021, 105,000 (מחזור עסקאות) פחות 99,893 (תקרת מחזור העסקאות לעוסק פטור) שזה 5,107 (הפער) כפול 17% (אחוז המע"מ) – 868.19 ש"ח.

מערכת AccountIT לניהול עסק מאפשרת הפקת דוח מע"מ בקלות ובמהירות רבה. כדי ללמוד כיצד להפיק דוח מע"מ במערכת, ניתן לצפות בסרטון ההדרכה הבא:

דוח מקדמות מס

בדומה למע"מ, יש להגיש דוח תקופתי גם למס הכנסה – דוח זה נקרא דוח מקדמות מס. כל עוסק צריך להגיש דוח מקדמות מס פעם בחודש או חודשיים (בהתאם למחזור החודשי) וכמובן גם לשלם את המס המחושב כאשר שיעור המס נקבע מראש על ידי פקיד השומה.

כיצד מחשבים את שיעור המס בדוח מקדמות מס: בדרך כלל פקיד השומה מסתמך על הכנסות העסק משנת המס האחרונה, או במקרה של עסק חדש שהוקם, על פי צפי ההכנסות מראש של העוסק בהתאמה עם אישור פקיד השומה.

בסוף השנה, מחושב באופן סופי כלל תשלום המס של העסק כפי שהוא מגולם בדוח השנתי (ראו בהמשך). אם ובמידה והעסק עלה על צפי ההכנסות ושילם פחות מדי מס, יהיה על העוסק להשלים את הפער; אם ובמידה ומחזור העסקאות היה קטן מהמצופה והעוסק שילם מס גבוה מדי, אז מס הכנסה יהיה חייב על פי חוק להחזיר את הסכום בתוך 90 ימים ממועד הגשת הדוח השנתי.

את דוח מקדמות המס יש להגיש ולשלם באתר האינטרנט של רשות המסים עד ה-19 לחודש ב-18:30.

במערכת AccountIT להנהלת חשבונות יש אפשרות נוחה במיוחד ליצור דוח מקדמות מס אשר מותאמת במיוחד למס הכנסה. כך נראה דוח מקדמות מס לחודש אוקטובר 2021 במערכת AccountIT:

על פי דוח מקדמות מס זה ניתן לראות שהמחזור העסקי בחודש זה היה 1,499 ש"ח ושיעור המס שהוגדר מראש הינו 6%, ולכן תשלום המס לתקופה זו הוא 90 ש"ח. בתחתית הדוח ישנו קישור לתשלום מקדמות מס הכנסה באתר רשות המסים.

דוח 856 (ניכוי מס במקור)

דוח זה מרכז עבור מס הכנסה את ניכויי המס במקור שהעצמאי ביצע בהתאם להנחיות פקיד השומה אשר נתן אישור לנכות מס במקור וציין במדויק את אחוז הניכוי. הדוגמאות המרכזיות למתן האישור לניכוי מס במקור הינם ניכוי משכר עובדים וניכויים לספקים ונותני שירותים. המטרה של ניכוי מס במקור היא להעניק לרשויות המס אמצעי נוסף לווידוא מלוא תשלום המס.

עסקים המחויבים בניכוי מס במקור נדרשים להגיש דוח זה עד ה-30 באפריל בשנה העוקבת לשנת הדיווח, והדוח צריך לרכז את סכומי הניכוי, התאריכים וזהויות אלה שנוכה להם המס במקור באמצעות האתר של מס הכנסה.

באמצעות מערכת AccountIT להנהלת חשבונות אפשר להכין בלחיצת כפתור את דוח 856 (ניכוי מס במקור). הסרטון הבא מסביר כיצד ניתן לעשות זאת:

דוח רווח והפסד

דוח זה הוא אולי הדוח הכי מוכר בשמו לציבור הרחב, וכשמו כן הוא – דוח רווח והפסד מציג בצורה הכי ברורה ויבשה את השורה התחתונה של העסק, רווח או הפסד.

דוח רווח והפסד מראה את כל הכנסות והוצאות העסק לתקופה נבחרת – בדרך כלל שנתית או רבעונית – ולאחר כל הפירוט (הכולל גם לרוב מיסוי) מפחית את כלל ההוצאות מההכנסות, וחושף את הרווח/ההפסד הנקי של העסק באותה התקופה.

ישנן כמה סיבות למה דוח רווח והפסד הוא דוח כל כך חשוב ופופולרי: המון מוסדות פיננסיים גדולים כמו בנקים מבקשים לעיתים רבות גם מעצמאים וגם משכירים דוח במבנה רווח והפסד לפני מתן הלוואות וקרדיט; הדוח מאפשר התבוננות על המצב והחוסן הפיננסי של העסק או האדם. כמו כן, דוח רווח והפסד יכול להעניק לעצמאי פרספקטיבה על העסק, האם הוא עומד ביעדיו הכלכליים והאם משאבי העסק מוקצים בצורה נכונה.

אפשר דרך מערכת AccountIT לניהול עסק ליצור דוח רווח והפסד מפורט ומלא לכל תקופה רצויה (על בסיס חודשי). סרטון ההדרכה הבא מסביר כיצד ניתן לבצע זאת:

דוח מאזן בוחן

דוח מאזן בוחן הוא עוד אחד מהדוחות החשובים המציגים את מצבו וחוסנו הפיננסי של עסק. בדרך כלל דוח זה מתבצע כחלק שוטף מהנהלת חשבונות של עסקים בגודל בינוני-גדול. לרוב, דוח מאזן בוחן לא ישמש תכופות (או בכלל) עסקים קטנים.

דוח מאזן בוחן מציג את היתרות השונות בספרי החשבונות של העסק כאשר הן מחולקות ל-2: חובה וזכות. הדוח, כשמו כן הוא, מאוזן – כל היתרות בעמודת החובה חייבות להיות שוות לכלל היתרות בעמודת הזכות. אם אין איזון בין עמודת הזכות לעמודת החובה, אז הדוח אינו תקין עד אשר עמודה אחת "מאפסת" לגמרי את השנייה.

מטרות דוח מאזן בוחן הן להביט על המצב הפיננסי של העסק מעוד נקודת מבט, לזהות מגמות שליליות/חיוביות, להבין טעויות כלכליות ולמצוא שגיאות בהנהלת החשבונות של העסק.

מערכת AccountIT להנהלת חשבונות מאפשרת הפקת דוח מאזן בוחן באופן מהיר וברור, כמובן עם חלוקה לעמודות חובה וזכות, סעיף 6111 ויתרות פתיחה. ניתן לצפות בסרטון ההדרכה הבא כיצד ליצור דוח מאזן בוחן במערכת:

דוח שנתי

על כל העצמאים (ואף על חלק מהשכירים) להגיש דוח שנתי המפרט את כל ההכנסות וההוצאות של עסקיהם בשנת המס המדווחת. אי הגשת הדוח בהתאם לחוק מהווה עבירה פלילית ויכול להוביל לסנקציות כלכליות ובמקרים קיצוניים אף כתב אישום.

כלל הכנסות העסק, גם עסקים הפטורים וגם החייבים במע"מ, וכלל הוצאות העסק חייבות להיות מדווחות בתוך הדוח השנתי. אילו סוג הכנסות צריכות להיות מדווחות? למעשה כל סוג תקבול, לדוגמה רווחי הון, תשלומי ריבית, דמי שכירות מנכסי מקרקעין, קצבאות, מכירות, דיבידנדים ועוד.

מי מחויב להגיש דוח שנתי חוץ מעצמאים ובעלי עסק? ישנם מקרים שונים רבים שנישום יתבקש להגיש דוח שנתי כגון הכנסה גבוהה לשכיר (נקבע ע"י רשויות המס), החזקה של יותר מ-10% בחברה או בנכסים וכספים בחוץ לארץ, תקבולי מקרקעין (דמי שכירות), תקבולי ריבית מעבר לסכום מסוים, קבלת מענק פרישה בפריסה ועוד על פי שיקול רשויות המס.

עסקים קטנים ונישומים אחרים אשר הכנסותיהם נמוכות מ-60 אלף ש"ח בשנה רשאים להגיש דוח שנתי מקוצר באמצעות טופס 137. הדוח השנתי המקוצר לא כולל את חישובי תשלומי המס של העסק או הנישום, וגם לא את סעיפי הניכויים והזיכויים.

את הדוח השנתי מס הכנסה משווה לדוחות התקופתיים שבעל העסק הגיש במהלך השנה ושעל בסיס נתוניהם שילם מס לאורך השנה (מקדמות מס כפי שהוסבר קודם). אם ובמידה ובעל העסק שילם פחות מדי מס, יהיה עליו להשלים את הפער; אם ובמידה ובעל העסק שילם יותר מדי מס במהלך השנה, מס הכנסה יהיה מחויב להחזיר את הפער בתוך שלושה חודשים.

את הדוח השנתי יש להגיש עד ה-30 באפריל ובמקרים חריגים ניתן לבקש הארכה מפקיד השומה (רואי חשבון המייצגים עסקים בדרך כלל יכולים לקבל יותר בקלות הארכות). רשות המסים הודיעה השנה שניתן להגיש את הדוח השנתי באמצעות אתר האינטרנט של מס הכנסה "באופן מקוון מלא".

הצהרת הון

הצהרת הון היא למעשה דוח המפרט את כל הנכסים הכלכליים, הפיזיים, הדיגיטליים או האחרים אשר בבעלותו של אדם. הנישומים אשר מתבקשים להגיש הצהרת הון הם עצמאים, אנשי עסקים וגם עובדים שכירים מעל לרמת הכנסה מסוימת. הצהרת הון היא למעשה כלי נוסף של רשויות המס לוודא את מלוא תשלום המס ולמנוע העלמת מס.

בניגוד לדוחות אחרים, אין חובה להגיש הצהרת הון בצורה סדורה אלא אך ורק בעת דרישה של רשות המסים כאשר הצהרת ההון הראשונה תהווה את הבסיס ההשוואתי להצהרות ההון הבאות אחריה. לאחר הצהרת ההון הראשונה, הנישום בדרך כלל יתבקש להגיש הצהרת הון בכל מספר שנים כאשר רשויות המס ישוו בין הצהרת הון אחת לקודמת על מנת לוודא שאין שינויים חריגים שלא דווחו ושהנישום משלם את כל מיסיו כנדרש.

אז מה כוללת הצהרת הון? למעשי הצהרת הון מפרטת את כל ממונו, נכסיו ותקבוליו של הנישום. פירוט זה כולל בין היתר את כל החסכונות וההשקעות, נכסים כמו בתים, אדמות ורכבים, רכוש כמו תכשיטים, מכשירי חשמל, ריהוט ואוספי אמנות, ירושות, מניות, מזומנים, מתנות הלוואות, משכנתאות ועוד.

אם כן, יש להדגיש שהצהרת ההון הראשונה היא קריטית ומשמעותית ביותר, ויש למלאה ביסודיות גמורה – גם על מנת שלא יימצאו חריגות בהמשך שפשוט נשכחו ואז יהיה על הנישום להוכיחם, וגם על מנת שלא תהיה סיבה מיותרת לתשלום מס נוסף. איחורים בהגשת הצהרת הון יכולים להוביל לסנקציות כלכליות כמו קנסות, ואי הגשת הדוח לאחר דרישת מס הכנסה נחשב עבירה פלילית.

קריטי מאוד לדעת שמס הכנסה כבר מכיר לעומק את כל הטריקים השונים שנועדו להסתיר נכסים ולהפחית את תשלומי המס, ויש לדווח על הכל באופן הפתוח והאמיתי ביותר כדי לא להסתבך בעבירות פליליות שדינם יכול אף להיות מאסר; כמובן שמס הכנסה יכול להתחשב בבלבולים מסוימים בגבול הסביר, אבל כאמור יחמיר מאוד במקרים של הסתרה מכוונת.

אלו הם הדוחות החשובים והנפוצים ביותר שכל עצמאי ובעל עסק צריך להכיר, ולדעת מהם הדוחות שרלוונטיים לגביו ולגבי העסק שלו. כפי שהוסבר, מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות יכולה להעניק את המידע הנחוץ לפחות לחלק גדול מהדוחות ולהפחית מעול הכנת הדוחות באופן חלקי או מלא.

בכל מקרה, אין לראות כתבה זאת כתחליף להתייעצות עם יועץ מס או רואה חשבון, וככלל אצבע תמיד עדיף לשוחח עם מומחה בנושא בעת ספק כלשהו.