ייבוא/ייצוא קבצים במערכת לניהול עסק

מערכת AccountIT לניהול עסק והפקת חשבוניות אונליין תומכת במספר סוגים של קבצים נפוצים לייבוא וייצוא נתונים. חלק מסוגי קבצים אלו נועדו במיוחד עבור רשויות המס אשר דורשות מבנה קבצים מאוד ספציפי, וחלק מסוגי הקבצים נועדו להוציא ולהכניס נתונים מהמערכת ולתוכה בקלות ממערכות מידע אחרות. במאמר זה נסביר באילו סוגי קבצים מערכת AccountIT לניהול עסק תומכת וכיצד להעלות ולהוריד נתונים כמו מהמערכת. נתחיל קודם מסוגי הקבצים המוכרים והנדרשים על ידי רשויות המס.

קובץ אחיד – רשות המסים

עוד ב-2006 רשות המסים הבינה את החשיבות והמעמד של מערכות מידע ממוחשבות להנהלת חשבונות והפקת חשבוניות באינטרנט והחליטה שהחל מ-2008 כל תוכנת הנהלת חשבונות כזו החייבת ברישום במרשם התוכנות לניהול מערכת חשבונות תחויב במודול הפקת קבצי נתונים במבנה אחיד. כוונת רשות המסים במהלך זה די ברורה ומובנת: לאפשר למשתמשים לייצא ולייבא את נתוני העסק שלהם – הוצאות, הכנסות, לקוחות, חשבוניות וכו’ – באותו פורמט על מנת להעניק אפשרויות מעבר פשוטות ונוחות בין המערכות השונות ואף בין ארגונים שונים. ישנם שני סוגי קבצי אחיד המאושרים על ידי רשות המסים:

INI.TXT – קובץ תמצית הנתונים.
BKMVDATA.TXT – קובץ הנתונים של המידע העסקי.

על מנת להפיק קבצים אלה במערכת AccountIT, יש להיכנס ל-”ייבוא/ייצוא" דרך התפריט הראשי ולבחור ייצוא קובץ אחיד או ייבוא קובץ אחיד. אם נבחר ייצוא קובץ אחיד, במסך הבא נבחר את התקופה לגביה נרצה לייצא נתונים ואז המערכת תפיק עבורנו את שני הקבצים לעיל. אם נבחר ייבוא קובץ אחיד, נתבקש לבחור את שני הקבצים (אחד בכל שדה), איזה מידע לייבא (חשבונות, חשבונות ופרטים או הכל) ואת התקופה שלגביה אנו מעוניינים לייבא את הנתונים. כמובן שיש לשים לב שאנו לא בטעות מוחקים נתונים שנחוצים לנו אשר כבר שמורים במערכת. ניתן לבדוק את הקבצים בטרם ייבאנו אותם למערכת או לאחר שייצאנו אותם מהמערכת באמצעות סימולטור בדיקת הקבצים של רשות המסים.

קובץ PCN874 – מס ערך מוסף (מע"מ)

כבר בעשור שעבר, מע"מ החלו לאפשר דיווח מע"מ מקוון הכולל את נתוני חשבוניות המכירה והרכישה של העסק. לשם כך מע"מ הגדירו מבנה קובץ פרטני לשליחת הקובץ אונליין הנקרא PCN874.

קובץ זה מאוד פשוט להפקה במערכת AccountIT: יש להיכנס ל-”ייבוא/ייצוא" דרך התפריט הראשי ולבחור "PCN874". לאחר מכן יש לבחור את התקופה הרצויה ואז המערכת תפיק את הנתונים הנדרשים בקובץ pcn874.txt.

ניתן לשדר למע"מ את קובץ PCN874 בקישור הבא.

קובץ BAK – גיבוי נתוני העסק

מערכת AccountIT לניהול עסק מאפשרת גיבוי מהיר של נתוני העסק בפורמט הנפוץ של סיומת BAK. מערכות מידע רבות ומרובות מכל הסוגים והזנים משתמשות ומפיקות פורמט קובץ זה של גיבוי נתונים.

ניתן להפיק קובץ זה במערכת AccountIT על ידי כניסה ל-”ייבוא/ייצוא" בתפריט הראשי ולחיצה על "גיבוי נתוני חברה נוכחית". לאחר מכן תילקחו בחזרה לדשבורד המערכת כשבראש המסך תופיע ההודעה שהגיבוי בוצע בהצלחה והורדת הקובץ תתאפשר בלחיצה על הקישור "לחץ כאן להורדת קובץ הגיבוי למחשב האישי".

קובץ CSV – ייבוא/ייצוא חשבונות

מערכת AccountIT לניהול עסק מאפשרת לייבא ולייצא נתוני חשבונות (לקוחות, ספקים, הוצאות, הכנסות, נכסים וכו’) בפורמט פופולרי מאוד, CSV. קובץ זה שומר נתוני טבלאות ורשומות וניתן ליצור אותו בתוכנות בסיסי נתונים וגיליונות אלקטרונים כמו אקסל.

כדי לייבא או לייצא חשבונות בקובץ CSV, יש להיכנס ל-”מערכת" בתפריט הראשי ולחיצה על "חשבונות". כאן, בתחתית המסך של כל לשונית, ישנן אפשרויות של ייבוא או ייצוא חשבונות מקובץ CSV. כמו כן, ניתן להיכנס לכל חשבון פרטני (לקוח או ספק מסוים לדוגמא) ולייצא רק את נתוניו בלחיצה על כפתור "ייצוא" בתחתית המסך.

קובץ CSV סטנדרטי או מוורדפרס (WordPress) – מלאי

ניתן במערכת AccountIT לייצא/לייבא נתונים של מלאי העסק באמצעות קובץ CSV סטנדרטי כפי שעושים בחשבונות, וגם בקובץ CSV המותאם לפלטפורמת ניהול המידע הפופולרית וורדפרס (WordPress). ישנם בעלי חנויות וירטואליות רבים אשר משתמשים בפלטפורמת וורדפרס, ולכן אנו רוצים שיהיה נוח ככל הניתן להעביר נתונים של מלאי העסק עם פלטפורמה זו.

כדי לייבא/לייצא נתונים של מלאי העסק, יש להיכנס ל-”מלאי" בתפריט הראשי ולחיצה על "פריטים". בתחתית מסך הפריטים ניתן לבחור את מבנה הקובץ הרצוי (רגיל או וורדפרס) ואז לבחור בייצוא או ייבוא.