מהי חשבונית ירוקה דיגיטלית ומהם יתרונותיה?

יד ביד ביחד עם עליית המודעות להתחממות הגלובלית והפעילות החברתית למען איכות הסביבה, תופעות ויוזמות רבות החלו גם להופיע במקביל במישור העסקי. חברות ענק רבות כמו גוגל, פייסבוק ואפל כבר פעילות בתחום שנים ומנסות לקדם מודעות ודרכי פעולה על מנת להילחם בשינויי האקלים.

חלק מדרכי הפעולה של חברות, ארגונים ואינדיבידואלים שונים הן מעבר מטכנולוגיות ישנות ומזהמות לטכנולוגיות חדשות “ירוקות”. אחת מהטכנולוגיות האלו, שגם מוסדו ואושרו בחקיקה מסודרת, הינה “חשבונית ירוקה”.

מהי חשבונית ירוקה?

חשבונית ירוקה הינה למעשה חשבונית רגילה מבחינה חוקית ומשפטית אשר נוצרה על ידי תוכנה אינטרנטית להנהלת חשבונות, ושכל תכליתה ומהותה היא דיגיטלית; כלומר, חשבונית ירוקה קיימת אך ורק במרחב הווירטואלי, אין לה נוכחות פיזית מזהמת בעולם ואינה פוגעת בכדור הארץ, ומכאן גם שמה.

ניתן לחשוב על כך בצורה מאוד פשוטה: בניגוד לבזבוז המשאבים הגדול של חשבוניות נייר ודיו ישנות, החיסכון במעבר לחשבונית ירוקה באינטרנט הינו עצום ותורם באופן משמעותי לשמירה על איכות הסביבה, שכן, החשבונית עצמה היא דיגיטלית וקיימת אך ורק בענן.

בעוד המטרה והיתרון הסביבתי הגדול המצוי כאמור בשם, לחשבונית ירוקה דיגיטלית המופקת אונליין ישנם בנוסף יתרונות אחרים רבים שדוחפים בעלי עסקים אל מערכות להפקת חשבוניות ירוקות באינטרנט. אז אם שמירה על כדור הארץ פחות מדברת אל בעל העסק מסיבות כאלו ואחרות, אולי היתרונות הנוספים הם אלו שישכנעו לעשות את ההסבה לעולם הדיגיטלי.

יתרונות חשבונית ירוקה דיגיטלית

• מהירות ויעילות: מהירות יצירת חשבונית ירוקה היא רבה הרבה יותר מאשר הזמן אשר לוקח לכתוב את כל הנתונים בפנקס החשבוניות המיושן, והגעתה ליעד לאחר שליחתה היא למעשה מידית בגלל שהיא נשלחת אונליין.
• חוקיות: חשבונית דיגיטלית מוכרת על ידי רשויות החוק והמס השונות ולה תוקף חוקי. למעשה, חלק גדול (אם לא רוב) מהדיווח העסקי השוטף כיום מבוצע בצורה דיגיטלית.
• חיסכון: בנוסף לחיסכון הגדול בציוד פיזי כגון ניירות, קלסרים, מדפסות ודיו, ישנו גם חיסכון עצום בכוח אדם שיכול להיות קריטי לבעלי עסקים שלפעמים נלחמים על כל אגורה ושקל כדי להגיע לשורת הרווח הרצויה.
• בקרה ומעקב: מערכות מתקדמות לניהול העסק מאפשרות בקרה צמודה אחרי הפקת חשבוניות ירוקות דיגיטליות, מסייעות במציאת טעויות ושגיאות, ואף יכולות לציין חריגות שבעל העסק אולי לא שם לב אליהן. בנוסף, ניתן לעקוב בקלות אחרי החשבונית לאחר שליחתה.
• ביטחון: לחשבונית הדיגיטלית מצורפת גם חתימה דיגיטלית – פיסת קוד אשר מאשרת את אותנטיות המסמך ואת מקוריותו. לאחר הפקת החשבונית אונליין, לא ניתן למעשה לשנות אותה וכך יכול מקבל החשבונית להיות סמוך ובטוח שנתוניה נכונים ולא מזויפים.
• סדר וארגון: מאוד קל לסדר, למצוא ולשלוף כל חשבונית מכל זמן ומכל עסקה במינימום זמן, במיוחד בהשוואה לריבוי הקלסרים והניירות אשר מתוכם היה צריך לחפש ולאתר מסמך בעת הצורך.

לסיכום, ניתן לראות שהמעבר להפקת חשבוניות ירוקות דיגיטליות של בעלי עסקים הוא לא רק חשוב לאיכות הסביבה, אלא יכול להיות אקוטי וקריטי לעסק עצמו. חשוב לבדוק את מהימנותם של מפתחי תוכנות להנהלת חשבונות וניהול העסק באינטרנט שמפיקות חשבוניות אלו, עם עדיפות ברורה לכאלה עם ניסיון מוכח בהנהלת חשבונות ומס.