מהי תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט?
פעם, בעבר הלא רחוק, עצמאים ובעלי עסקים היו מנהלים את חשבונותיהם באמצעות נייר. המון נייר. המוני מדפים ותיקיות וקלסרים מלאים בנייר. כיום בעידן האינטרנט, לאט ובהדרגה הנייר והדיו מוחלפים על ידי טכנולוגיות חדשות יותר שמתבססות על העולם המקוון. וכך למעשה נולדה תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט.
בעוד החיסכון בנייר, דיו, מדפסות, ציוד משרדי וגם כמובן המקום הפיזי הנחוץ לאחסון כל אלו הינו יתרון גדול ומשמעותי, תוכנה להנהלת חשבונות המבוססת על הענן טומנת בחובה יתרונות גדולים אף יותר.
תוכנה אינטרנטית מקצועית מסוג זה הופכת את כל ניהול העסק לפשוט יותר, יעיל יותר, מהיר יותר; רבים בעלי העסקים היום שחלק אינטגרלי מניהול העסק שלהם כולל מערכת להנהלת חשבונות מקוונת שאיתה ניתן לעבוד בקלות בכל שעה ומכל מקום. אם כן, מהן הפונקציות, הפעולות והאפשרויות שתוכנה לניהול חשבונות מקצועית כוללת?
איזה אפשרויות יש בתוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט
בדרך כלל, תוכנה טובה ומקצועית להנהלת חשבונות וניהול העסק תכלול לכל הפחות את האפשרויות הבאות:
- יצירת דו"חות כספיים מסוגים שונים: דו"ח שנתי/רבעוני/חודשי, או דו"חות בהתאמה אישית שמספקים תמונה פרטנית המתמקדת בתחום אחד או בכמה.
- הפקת חשבוניות באינטרנט: ככל הנראה האפשרות הפופולרית ביותר. תוכנה להנהלת חשבונות יכולה להפיק חשבוניות מסוגים רבים כמו חשבוניות מס, קבלות וחשבוניות עסקה.
- התממשקות עם דואר אלקטרוני: המערכת מחוברת למייל ומסוגלת לשלוח מסמכים ודו"חות ישירות לחשבונות אימייל שונים, ולעיתים אפילו לרשויות עצמן.
- בקרה ומעקב של לקוחות, מוצרים, ספקים: מערכת לניהול חשבונות יכולה לנתח ולהציג נתונים מסודרים על לקוחות ופרטיהם החשובים, נתוני מוצרים ומלאי, עבודה מול ספקים, ועוד.
- סליקת תשלומים ותמיכה במסחר דיגיטלי (ecommerce): באמצעות מערכת להנהלת חשבונות ניתן לבצע סליקת תשלומים ללקוחות, וישנם תוספים שונים המאפשרים תמיכה במערכות מסחר דיגיטלי שונות.
- חתימה דיגיטלית: חתימה ממוחשבת אשר נותנת לחשבוניות ומסמכים המופקים על ידי המערכת תוקף חוקי ומשפטי.
מערכת להנהלת חשבונות אחת להרבה סוגי עסקים
אם המערכת להנהלת חשבונות פותחה על ידי גורמים מקצועיים המעורים לגמרי בעולם החשבונאות והמס, אז היא תדע לתת מענה לעצמאים ועסקים מסוגים שונים. דוגמא אחת היא הפקת חשבוניות מס וחשבוניות מס/קבלה שאותן רק עוסק מורשה או חברה בע"מ רשאים להפיק, בעוד עוסק פטור יכול להפיק רק מסמכים מסוג אחר כמו חשבוניות עסקה או קבלות.
דוגמא נוספת היא תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט חד צידית ודו צידית.
- הנהלת חשבונות באינטרנט חד צידית: דרך זו מתאימה יותר לעוסק פטור ועוסק מורשה עם היקף פעילות מצומצם יחסית. שיטה פשוטה יותר בה המערכת מתעדת רק את ההכנסות (תקבולים) ורישום ההוצאות (תשלומים) של העסק.
- הנהלת חשבונות באינטרנט דו צידית (כפולה): דרך זו מתאימה יותר לחברה בע"מ ועסקים עם היקף פעילות רחב. המערכת מתעדת את כל הפעילות הפיננסית עסקית של העסק על מרכיביה השונים וכך יכולה לתת פירוט מעמיק יותר ותמונה מקיפה יותר של העסק.
תוכנה להנהלת חשבונות אונליין – סיכום
ניהול חשבונות של עסק תמיד היווה היבט קריטי בתפקודו של העסק, אך גם כלל המון פעילויות מסורבלות וגוזלות זמן למרות השפעתן העצומה על התפקוד השוטף של העסק לאורך זמן. תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט הופכת מטלה חיונית זאת לפשוטה הרבה יותר, וכיום אף מהווה כבסיס העסקי והפיננסי של בעלי עסקים רבים.
חשוב לוודא כשבוחרים תוכנה להנהלת חשבונות שהמערכת פותחה על ידי גורמים מקצועיים ומוסמכים שמתמתחים בחוקים ובפרקטיקות השונות הקשורות לעולם זה. יהיה חבל להתחיל לעבוד עם מערכת אחת רק כדי לגלות שהיא אינה מנפיקה את המסמכים והחשבוניות בהתאם לרגולציה והחוקים הקיימים.
אתם יכולים להתרשם בעצמכם מתוכנת AccountIT להנהלת חשבונות והפקת חשבונית אונליין באינטרנט בווידאו הבא:
