הזנת חשבוניות אוטומטית במערכת לניהול עסק – שלח ושכח! | תוכנה לניהול עסק והנהלת חשבונות

הזנת חשבוניות אוטומטית במערכת לניהול עסק – שלח ושכח!

הזנת חשבוניות אוטומטית

כמעט כל בעל עסק ועצמאי מכיר את ההנחיה הקבועה של רואה החשבון – חשבוניות, חשבוניות, חשבוניות! התהליך הוא כזה: בעל העסק אוסף את החשבוניות של הוצאותיו, ומגיש אותן לרואה החשבון או מזין את פרטיהן באופן עצמאי באמצעות תוכנת חשבוניות אונליין כלשהי.

תהליך זה תמיד טומן בחובו השקעה רבה, של כסף (שכר רואה חשבון) או של זמן (שלוקח להקליד את כל פרטי החשבוניות). עכשיו, אנחנו מציעים דרך חדשה, חדשנית, ומשתלמת הרבה יותר…

אוטומציה.

“רגע, מה? מה זה אוטומציה??” אוטומציה הינה יישום תהליכים על ידי מערכות ממוחשבות עם התערבות מינימלית של האדם. בהקשר שלנו, סריקת והזנת נתוני חשבוניות באופן אוטומטי אל המערכת המיועדת לכך. במילים פשוטות, מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות יודעת לקרוא חשבוניות ולגזור מהן לבד את כל הנתונים הנחוצים כמו סכום, תאריך, מספר סידורי ועוסק מורשה.

כך, בעל העסק יכול לבחור אופציות ראיית חשבון אונליין משתלמות ונוחות בהרבה יותר מקודם: חבילות שירותי הנהלת חשבונות זולים, או חבילות תוכנה שאיתן בעל העסק לנהל את חשבונותיו באופן עצמאי.

כיצד להעלות חשבוניות להזנה אוטומטית למערכת AccountIT? (לכל החבילות)

ניתן להיכנס למסך העלאת המסמכים האוטומטית על ידי לחיצה על “העלאת מסמכים לעיבוד” בתפריט המשני. כך נראה מסך זה:

אוטומציית הזנת חשבוניות

כפי שניתן להבחין, ישנן שתי דרכים להעלאת מסמכים להזנה אוטומטית (קודם, יש כמובן לסרוק/לצלם את החשבונית):

  1. דרך התוכנה: בצילום המסך המוצג לעיל, ניתן לגרור מסמכים לכפתור “גרור מסמכים לכאן”, או לחיצה על כפתור זה או כפתור “הוספת מסמך” ואז בחירת המסמך הרצוי. לסיום, יש ללחוץ על “טען מסמכים”.
  2. דרך אימייל: ניתן לשלוח את המסמך לאימייל האישי והייחודי של המשתמש (כפי שאפשר לראותו למעלה) לעיבוד המערכת.

כדי לראות מה הסטטוס של מסמך מסוים, ניתן להיכנס ל”ארכיון מסמכים” שנמצא תחת “מערכת” בתפריט הראשי. ישנם כמה סטטוסים אפשריים למסמך שהועלה למערכת:

  • התקבל: המסמך הועלה למערכת וממתין לעיבוד.
  • בעיבוד: המערכת מנתחת את המסמך וגוזרת ממנו את הנתונים הנחוצים.
  • בבירור: המסמך התקבל ועובד, וכרגע ממתין לווידוא פרטים (נעשה על ידי המערכת או המשתמש בהתאם לחבילה).
  • טופל: נתוני המסמך וודאו והוזנו למערכת בהצלחה.

יש לשים לב שללא הגדרת מספר עוסק ומספר ח”פ/ת”ז בהגדרות פרטי העסק, המערכת לא תעבד את נתוני המסמך.

להזנה עצמאית של חשבוניות ומסמכים (לחבילות תוכנה)

אם בעל העסק בחר בחבילת תוכנה אשר איתה הוא בוחר לנהל את חשבונותיו עצמאית, עליו לוודא שכלל הנתונים שהמערכת סרקה הם מדויקים ונכונים, ולאשרם לפני הזנתם לתוך המערכת. קודם, יש להיכנס למסך “תוצאות עיבוד מסמכים” אשר נמצא תחת “מערכת” בתפריט הראשי.

כך נראה מסך זה לאחר שהועלו מספר חשבוניות לעיבוד המערכת:

אוטומציית חשבוניות בדיקה

כאן, על המשתמש לבדוק ולוודא שנתוני החשבונית תואמים את תוצאות סריקת המסמך של המערכת (המערכת יודעת לקלוט במדויק נתונים, אך הבדיקה עדיין נחוצה כדי לוודא שאין שגיאות שיכולות ליצור בלבול בהמשך). לתצוגה נוחה של כל חשבונית, ניתן ללחוץ על סמל הקובץ בכל סוף שורה על מנת שיפתח תמונת החשבונית מעל הטבלה.

לאחר הווידוא, יש לסמן את השורה או השורות שנבדקו וללחוץ על כפתור “בצע” כדי להזין את הנתונים למערכת. להזכירכם, שלב זה נחוץ רק לחבילות התוכנה; מערכת AccountIT תעשה זאת עבורכם אם בחרתם באחת מהחבילות העסקיות האחרות.

אז למה אתם מחכים? הצטרפו עכשיו!

×

לחץ מטה על מנת ליצור איתנו קשר ב-WhatsApp

× דברו איתנו!