למסמכים עסקיים כמו חשבוניות וקבלות שעסק מפיק יש משמעויות רבות מעבר לחשיבות החוקית–משפטית של המסמך, ובמקרים רבים לנראות וסגנון המסמך תהיה השפעה (לפחות במידה מסוימת) על מוניטין ואף על מיתוג ושיווק העסק.

חישבו על כך בצורה פשוטה: לקוח יתרשם הרבה יותר מעסק אם לאחר שביצע קניה יקבל קבלה (או חשבונית מס קבלה לצורך הדוגמה) מעוצבת כאשר לוגו החברה מופיע באופן ברור וכל המסמך ימשוך את עינו מבחינה אסתטית. מסמך כזה יכול גם לשמש כפרסומת כאשר אנשים אחרים ייחשפו אליו, בצורה מקרית או אחרת.

אך לעיצוב מסמך עסקי יכולה גם להיות תוצאה אחרת: במקום להרשים את הלקוח, מסמך שמעוצב בצורה צעקנית ומצועצעת מדי יכול להגחיך את העסק – תוצאה מאוד לא רצויה כמובן.

על כן, אצלנו במערכת AccountIT לניהול עסק אנו מעניקים את האפשרות לעצב ולסגנן מסמכים עסקיים בצורה רצינית, מכובדת ומכבדת – בכל זאת, עדיין מדובר במסמך חשבונאי רשמי שיש לו משמעויות חוקיות ומשפטיות!

לנוחיותכם, סרטון קצר שמסביר ומדגים כיצד לעצב מסמכים עסקיים (קבלות, חשבוניות דיגיטליות וכו’) במערכת AccountIT לניהול עסק; כמו כן, בהמשך העמוד ישנם הסברים ברורים עם צילומי מסך על תהליך עיצוב המסמכים.

כיצד לעצב חשבוניות, קבלות ומסמכים עסקיים במערכת AccountIT לניהול עסק?

על מנת להיכנס להגדרות עיצוב המסמכים, יש להיכנס לתפריט הראשי ותחת “הגדרות” יש ללחוץ על “הגדרות פרטי עסק“. במסך שנפתח, יש לבחור ב-”הגדרות ועיצוב מסמכים” בתפריט הצידי מימין. כך נראה מסך זה:

מה מופיע במסך הגדרות עיצוב המסמכים:

מחיר פריט: האם מחיר הפריט (הסחורה) שיופיע במסמך יכלול מע“מ או לא.

עיגול סכומים: האם ואיך לעגל סכומים במסמכים; לדוגמה, אם נקנתה סחורה בסכום כולל של 100.57 ש“ח, האם לעגל ל-101 ש“ח (x.00 עיגול מתמטי) או ל-100 ש“ח (x.00 השמטת אגורות) או להוציא חשבונית על סך של בדיוק 100.57 ש“ח (ללא עיגול).

כותרת תחתית: ניתן להוסיף כותרת בתחתית המסמך למיתוג או כל מטרה אחרת.

כותרת עילית: ניתן להוסיף כותרת בראש המסמך למיתוג או כל מטרה אחרת.

טקסט מותאם: ניתן להכניס טקסט בחלק העליון של המסמך מצד ימין מתחת לפרטי העסק.

שפת המסמכים: באפשרותכם לבחור עברית או אנגלית כשפת המסמך.

לוגו: ניתן לעלות קובץ תמונה של הלוגו (פורמט jpg/png בגודל 200×300 פיקסלים ובנפח של עד 150KB) שיופיע בחלקו העליון של המסמך מצד שמאל.

חתימה: ניתן להוסיף כקובץ תמונה (פורמט jpg/png בגודל 200×300 פיקסלים ובנפח של עד 150KB עם רקע לבן או שקוף) את חתימת בעל העסק למסמכים.

כמו כן, בחלק התחתון של הגדרות עיצוב המסמכים ניתן להגדיר את מספרי הבסיס של המסמכים. שימו לב שאם כבר הפקתם מסמך מסוים (שכולל כמובן מספר סידורי) אז לא יהיה ניתן להגדיר מספר בסיס לאותו המסמך.

לאחר סיום כל ההגדרות לשביעות רצונכם, יש ללחוץ על כפתור “שמירה וחזרה למסך הראשי“.

כך נראה חלק “רישום משתמש חדש” מתוך מסך ההרשמה:

חלק זה הוא די סטנדרטי וכולל את פרטי הרישום המוכרים מעמודי הרשמה אחרים (שם, אימייל, סיסמה וכו’). שימו לב שאתם יכולים לבצע הרשמה וכניסה מהירה באמצעות חשבון הגוגל או הפייסבוק שלכם אם אתם מעוניינים בכך.

לאחר רישום הפרטים הבסיסיים, יש למלא את פרטי העסק שלכם כחלק מתהליך ההרשמה. אנא ליחצו על כפתור “הוסף חברה חדשה” כדי להוסיף את העסק שלכם למערכת. רישום העסק כולל שלושה שלבים קצרים.

כך נראה השלב הראשון – הגדרות כלליות:

פרטי החובה היחידים שיש למלא בשלב זה הינם שם העסק, כתובת ועיר (מסומנים בכוכבית); כל שאר הפרטים הינם לנוחיותכם.

כך נראה השלב השני – הגדרות לצרכי מס:

גם כאן חובה למלא רק את השדות המסומנים בכוכבית בחלק העליון. אבל חשוב מאוד לשים לב שגם ההגדרות בחלק האופציונלי בשלב זה הן מאוד חשובות בגלל שיש להן השפעה על ממשק ותצוגת המערכת, וככל שתמלאו יותר פרטים כך המערכת תוכל לפעול באופן יותר אופטימלי ויותר מדויק בהתאמה לעסק שלכם והגדרותיו. מומלץ מאוד למלא את כל הפרטים בשלב זה.

כך נראה השלב השלישי – עיצוב מסמכים:

למרות שלחלק זה אין השפעות פונקציונליות ישירות על העסק שלכם במערכת (ולכן אין אף שדה חובה בשלב זה), ישנה חשיבות תדמיתית גדולה לעיצוב ונראות המסמכים שאתם מפיקים במערכת כמו חשבוניות, קבלות וכו’; לכן מומלץ גם להשקיע את הזמן בהגדרות עיצוב המסמכים בשלב זה.

שימו לב שתמיד ניתן לחזור לכל השלבים מאוחר יותר ולשנות אותם לאחר ההגדרה הראשונית.

הנה סרטון קצר המסביר ומדגים את כל תהליך ההצטרפות ורישום עסק חדש במערכת:

ישנן מספר הגדרות חשובות הקשורות למסמכים דיגיטליים (חשבוניות מס או קבלות ירוקות לדוגמא) המופקים על ידי מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות. לחלק מהגדרות אלה יש משמעות אסתטית בלבד (שיכולות להשפיע על מוניטין העסק כמובן), אך לחלקן יש גם משמעות חוקית קריטית בקשר של העסק עם הרשויות השונות.

ניתן להיכנס למסך הגדרות למסמכים עסקיים דרך “מערכת” בתפריט הראשי ואז לחיצה על “מסמכים עסקיים”.

כך נראה החלק העליון של מסך הגדרות למסמכים עסקיים:

בחלק זה ניתן להגדיר את המספר הסידורי הראשון (מספר בסיס) לכל מסמך דיגיטלי אשר ממנו תמשך ספירה עוקבת בשאר המסמכים מסוג זה; כלומר, אם לדוגמא נגדיר לחשבונית זיכוי את מספר הבסיס 14, אז חשבונית הזיכוי הראשונה תכלול את המספר הסידורי 14 וחשבונית הזיכוי הבאה אחריה תכלול את המספר הסידורי 15 וכן הלאה וכן הלאה.

שימו לב שלא ניתן לשנות מספרי בסיס של מסמכים דיגיטליים שכבר החלו להיות מופקים במערכת. בצילום המסך לעיל לדוגמא, אפשר לראות שלא ניתן לשנות את מספר הבסיס של חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה והפקדות בנק מאחר וכבר הופקו בחשבון זה מסמכים אלו.

מי ולמה צריך להגדיר מספר בסיס בתוכנת הנהלת חשבונות?

אם העסק הינו חדש ומעולם לא הופקו מסמכים עבורו אז אין צורך להגדיר מספרי בסיס. אך אם העסק כבר הפיק בעבר מסמך כזה או אחר באופן ידני או בתוכנה לניהול עסק אחרת, יש להגדיר את מספר הבסיס כמספר הבא אחרי המספר הסידורי שבמסמך האחרון שהופק; לדוגמא, אם עסק קיים כבר הפיק חשבוניות מס קבלה במערכת אחרת והחשבונית האחרונה נשאה את המספר הסידורי 165, אז יש להגדיר במסך זה בשדה חשבונית מס קבלה את מספר הבסיס 166.

חשוב להבין שזוהי אינה המלצה, אלא תקנת חובה של רשות המסים!

כך נראה החלק התחתון של מסך הגדרות למסמכים עסקיים:

חלק זה עוסק יותר בנראות ועיצוב המסמכים העסקיים המופקים במערכת. כאן ניתן לשנות האם מסמכים דיגיטליים הכוללים פריטים יציגו כברירת מחדל את מחיר הפריט לפני מע”מ או עם מע”מ (ניתן לשנות אפשרות זו גם במסכי הפקת המסמכים עצמם); ניתן להגדיר את אופן עיגול הסכומים; ניתן להוסיף טקסט קבוע לחלקו העליון של כל מסמך (טקסט מותאם); וניתן להגדיר כותרת עליונה (עילית) ותחתית שיופיעו באופן אוטומטי בכל מסמך.

כמו כן, אפשר להעלות קובץ תמונה (בגודל 200×300) של לוגו העסק אשר יופיע בחלק העליון של כל מסמך דיגיטלי שיופק על ידי המערכת, וקובץ תמונה של חתימה אשר תופיע בתחתית כל מסמך.

על מנת להכניס לתוקף את ההגדרות החדשות יש ללחוץ על כפתור “עדכן” בתחתית מסך הגדרות למסמכים עסקיים.

באופן לא מפתיע, עיקר הסחר בתוך ישראל (במיוחד כשמדובר בעסקים קטנים) מתבצע באמצעות המטבע המקומי – השקל החדש (ILS). אך בנוסף, יש בישראל גם סחר פעיל מאוד במטבע חוץ, במיוחד במטבעות הפופולריים והסחירים ביותר בכל העולם כמו הדולר האמריקאי (USD) והאירו האירופאי (EUR).

כנגזרת מכך, בעלי עסקים רבים מתעסקים גם עם סוגים אחרים של מטבעות חוץ מהשקל וזקוקים לאפשרויות ניהול של חשבונותיהם עם תמיכה ופונקציות של סוגים רבים של מטבע חוץ. מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות מאפשרת עבודה עם, למעשה, כל מטבע מוכר ונפוץ או כזה שיוגדר על ידי המשתמש. המערכת אף מאפשרת להחליף את מטבע ברירת המחדל של העסק במטבע אחר אם ובמידה וישנו מטבע אחר שאיתו העסק מתנהל וסוחר.

חשוב לציין שאין צורך לשנות כלום במסך זה אם הפעילות העסקית של העסק סובבת סביב השקל החדש.

הגדרות מטבעות והוספת מטבע חדש

הכניסה למסך שערי מטבע מתבצעת דרך “מערכת” בתפריט הראשי ולחיצה על “שערי מטבע”. כך נראה מסך זה:

המערכת כוללת מראש את המטבעות הבאים עם סמלם וכמובן שערם העדכני (אל מול השקל החדש): שקל חדש (מטבע ברירת המחדל), הדולר והאירו. שערי מטבעות אלו מתעדכנים באופן אוטומטי כל מספר שעות. ניתן לערוך את המאפיינים של כל מטבע על ידי לחיצה על כפתור העריכה בסוף כל שורת מטבע.

כפי שניתן להבחין, בצילום המסך לעיל מופיע כדוגמה מטבע נוסף שלא נמצא מראש במערכת ושפרטיו הוספו והוזנו אל המערכת – לירה שטרלינג (GBP). אם כן, כיצד להגדיר מטבע חדש כמו הלירה שטרלינג במערכת?

הזנת מטבע חדש למערכת הינה פשוטה מאוד. יש ללחוץ על כפתור “+מטבע חדש” בראש המסך ולמלא את שורת השדות (שם מטבע, קוד מטבע, סמל, ושער). ישנן שתי אפשרויות נוספות שניתנות לשינוי:

• עדכון אוטומטי: ניתן להגדיר ששער המטבע יתעדכן באופן אוטומטי אם הוא מוכר ומתעדכן על ידי בנק ישראל. המטבע יזוהה על ידי שדה קוד המטבע ולכן יש לוודא שזהו קוד המטבע הנכון המוזן למערכת.
• מטבע ברירת מחדל: ניתן לשנות את מטבע ברירת המחדל של העסק במערכת (השקל החדש מוגדר כמטבע ברירת מחדל מראש).

התנהלות תקינה מול בנקים היא טריוויאלית לכל אזרח מן השורה; עבור בעלי עסקים היא כבר קריטית. קשה להפריז בחשיבות עבודת העסק מול הבנק, וההשפעה הכלכלית החיובית או השלילית של יחסי העסק-בנק על העסק הינה הרת גורל, פשוט כך. לכן, על בעלי עסקים להבין כיצד לעבוד בצורה אופטימלית מול הבנקים, ללא מכשולים או התנגשויות מיותרות.

מתוך הבנה בסיסית זו, מערכת AccountIT להנהלת חשבונות וניהול עסק מעניקה מספר אפשרויות ניהול, מעקב ובקרה של העסק מול בנקים.

חשבונות בנקים

ההגדרות הראשוניות של הבנק במערכת מהוות את בסיס העבודה של העסק מול חשבונות הבנקים. על מנת להיכנס לחשבונות הבנקים יש להיכנס דרך “מערכת” בתפריט הראשי אל “חשבונות”, ובדף זה לבחור בלשונית “בנקים”.

כך נראה עמוד חשבונות בנקים:

כברירת מחדל, במערכת מובנה מראש חשבון בנק הנקרא באופן פשוט “בנק” אותו ניתן לערוך כמו כל חשבון אחר על ידי לחיצה על כפתור העריכה בצד שמאל בסוף שורת החשבון. על מנת להוסיף עוד חשבון, יש ללחוץ על כפתור “חשבון חדש” ולהקליד שם לחשבון; מומלץ להזין שם חשבון שיאפשר זיהוי מהיר של חשבון הבנק.

בכדי לצפות בכל התנועות בחשבון בנק מסוים, יש ללחוץ על שם החשבון מתוך הרשימה שמוצגת בעמוד הראשי של חשבונות בנקים. כמו כן, ניתן לראות את היתרה הכוללת של כל חשבון בנק בעמוד חשבונות בנקים ראשי הראשי.

הפקדות בנק

במסך הפקדות בנק ניתן לנהל את ההפקדות לחשבונות בנקים מתשלומים שונים שהתקבלו מלקוחות על ידי כל אמצעי התשלום דרך כאשר הופקו קבלות או חשבוניות מס קבלה. ישנן שתי אפשרויות להיכנס למסך זה: דרך “קופה” בתפריט הראשי ולחיצה על “הפקדות בנק”, או פשוט ללחוץ על “הפקדות בנק” בתפריט המשני.

כך נראה מסך זה:

על מנת להזין הפקדה בחשבון בנק יש קודם לבחור את החשבון בשדה המתאים, להכניס את תאריך ההפקדה ולהקליד את האסמכתא (אישור) שהתקבל מהבנק; לאחר מכן, יש לבחור את התשלום מהלקוח וללחוץ על כפתור “הפקדות”. לאחר מכן יתקבל האישור על ההפקדה שעליו ניתן להשאיר חתימה דיגיטלית ולשלוח במייל או להדפיס.

הזנת דפי בנק

המטרה של עמוד זה הוא לוודא תיאום בין הנתונים שהוזנו למערכת ולבין הנתונים המעשיים בבנק, וכך למנוע טעויות ו/או לזהות בעיה בשלב מוקדם. ניתן להיכנס למסך זה דרך “התאמות” בתפריט הראשי ואז “הכנסת דפי בנק”. יש לשים לב שאפשרויות “התאמות” בתפריט הראש יהיו פתוחות אך ורק למי שבחר בסוגי חשבונות דו צידית בהגדרות העסק.

כך נראה מסך זה:

בתחילת המסך יש קודם לבחור את חשבון הבנק הרצוי, ואז לבחור את התקופה הרצויה ואת טווח הסכומים הרצוי. המערכת תציג את טווח התאריכים והסכומים המרבי כברירת מחדל. להצגה, יש ללחוץ על כפתור “הצג”.

לאחר התצוגה, ישנן שתי אפשרויות להזנת הנתונים מהבנק:

• ידנית: פשוט להעתיק את הנתונים כפי שהם משתקפים מדפי הבנק, ובסיום להקיש על “עדכן”.
• קובץ: קודם יש לייצא קובץ “חשבשבת” (tnuot.dat) מתוך החשבון באתר הבנק (במקרה של בעיות יש לפנות לתמיכה הטכנית של אתר הבנק). לאחר מכן, יש ללחוץ בעמוד הזנת דפי בנק על “Choose File” ולאחר בחירת הקובץ שהתקבל מאתר הבנק ללחוץ על “טען קובץ”. לאחר מכן, תנועות הבנק ייטענו מהקובץ – יש לוודא שאכן אלו הנתונים הנכונים והמדויקים וללחוץ על “עדכן”.

יש לשים לב שכל עדכון תנועות למעשה ימחק את התנועות בתקופה החופפת שלפני זה היו שמורים במערכת.

התאמת בנקים

במסך זה ניתן לבצע התאמה חשבונאית בין הנתונים שהוזנו למערכת ולבין הנתונים מהבנק שהוזנו קודם בצורה ידנית או דרך קובץ.

כך נראה מסך התאמת בנקים:

קודם יש לבחור את חשבון הבנק במערכת בו רוצים לבצע התאמות, ואת טווחי התאריכים והסכומים הרצויים (ברירת המחדל היא מקסימום הטווחים). לסיום יש להקיש על “בחר”. מתחת יופיעו שתי טבלאות נתונים: מצד ימין יופיעו הנתונים כפי שהוזנו אל המערכת, ומצד שמאל יופיעו הנתונים כפי שהתקבלו מהבנק. כאן, יש לסמן את כל ההתאמות של הסכומים מימין ומשמאל ולסיום יש ללחוץ על כפתור “התאמה”. אם אכן תהיה התאמה של תנועה מסוימת, המערכת תעלים אותה; אם ובמידה ולא תהיה התאמה, המערכת תציין זאת ותשאיר את הנתונים עד לאיזון והתאמה.

מסיבות מובנות, חלק בלתי נפרד מהמערכת לניהול עסק וניהול חשבונות של AccountIT הוא הגדרת פרטי העסק/חברה של המשתמש. אי מילוי פרטי החברה בפרטים הנכונים יכול להוביל לטעויות חישוב והפקת חשבוניות לא תקניות ללא תוקף חוקי ומשפטי; לכן, חיוני להשקיע מספר דקות במילוי הפרטים המדויקים.

מסך בחירת החברה יופיע מידית בכניסה למערכת למשתמשים עם הרשאה ליצור חברות חדשות או בלחיצה על החץ ליד שם המשתמש המופיע בפינה השמאלית העליונה מעל התפריט הראשי בכל מסך. כך נראה מסך בחירת החברה:

בכדי לערוך את פרטי העסק/חברה, ניתן פשוט ללחוץ על סמל העריכה לצד החברה הנבחרת; כמו כן, ניתן להגיע למסך עריכת פרטי העסק דרך “מערכת” בתפריט הראשי ואז “עריכת פרטי עסק”.

החלק העליון (“הגדרות כלליות”) במסך עריכת פרטי עסק כולל את כל הפרטים האישיים המוכרים לנו מטופסי ההרשמה הסטנדרטיים ברחבי הרשת. פרטים אלו כוללים את שם העסק, שם המנהל, טלפון, כתובת וכו’. אין בחלק זה פרט לא רגיל שמשתמש האינטרנט הממוצע לא נתקל בו כבר בעבר. כך נראה חלק זה:

החלק התחתון של המסך כולל את פרטי החברה העוסקים בהגדרות המשפיעות על דיווח ותשלום מיסי העסק (“הגדרות לצרכי מס”).

יש לשים לב שפרטי החברה/עסק הינם נכונים, מלאים ומדויקים – מילוי לא נכון של מספר העוסק, תיק ניכויים או חברה פרטית (ח”פ) יוביל לתקלות כמו חשבוניות וקבלות לא תקינות, והגדרות אחרות יכולות להוביל לחישובי מס שגויים; שגיאות כאלו יכולות להסתיים באי הבנות ואף לסנקציות מצד הרשויות במקרים מסוימים.

כך נראה חלק “הגדרות לצרכי מס”:

יש לציין שאת הגדרת “דיווח מע”מ” ניתן להגדיר רק פעם אחת כשלראשונה מגדירים את העסק ולאחר מכן הגדרה זו תישאר נעולה מכיוון שיש לה השפעות רבות. על מנת לשנות הגדרה זו לאחר ההגדרה הראשונית יש לפנות לתמיכה של AccountIT כדי ששינוי זה לא ייצור בעיות עתידיות ואי התאמות עם הגדרות קודמות.

כמו כן, ניתן למצוא בסוף עמוד “עריכת פרטי עסק” הגדרות מעט מתקדמות יותר של התאמת חשבונות אשר ניתן להשאיר ללא שינוי, ובנוסף את הגדרות סליקת האשראי אם המשתמש רכש את מודול זה.

לאחר מילוי או שינוי הגדרות העסק/חברה, יש ללחוץ על כפתור “עדכן” בתחתית העמוד.

עמוד ההרשמה למערכת שלנו הוא סטנדרטי וכולל מילוי פרטים אישיים בסיסיים.

עמוד מילוי הפרטים האישיים

יש למלא את כל השדות, להסכים לתנאי השימוש ולהכניס את קוד הביטחון; לסיום, יש ללחוץ על “צור חשבון חדש”.

בדקות הקרובות שלאחר ההרשמה יישלח אימייל לחשבון הדואר האלקטרוני שלך על מנת להפעיל את החשבון. אם אתה לא רואה את האימייל (יש לוודא גם בתיבת הספאם), ניתן ללחוץ על כפתור “שלח שוב” כדי שהמערכת תשלח אותו בשנית. במייל עצמו יש ללחוץ על כפתור “הפעל חשבונך” כדי לקבל גישה מלאה למערכת ולעבוד בחופשיות.

בכדי להתחיל לעבוד עם המערכת, יש קודם להכניס את פרטי העסק שלך אשר דרכו תוכל להפיק חשבוניות ירוקות ולנהל את חשבונותיך.

עמוד פרטי העסק שלך

יש לשים לב שפרטי העסק הינם נכונים ומדויקים; אינך רוצה להתחיל לנהל את עסקך וליצור חשבוניות אונליין רק כדי לגלות שאחד מהפרטים אינם נכונים ולהתחיל מחדש.

כמו כן ולא פחות חשוב, יש למלא בהמשך את פרטי ההגדרות לצרכי מס. חלק זה אולי ייראה לחלקכם מעט מטריד, אך שימו לב שזהו חלק אינטגרלי מתהליך ההרשמה של מערכת לניהול עסק כדי שכל פעולותיך וחשבונותיך בתוכנה ייחשבו תקניות וחוקיות!

הגדרות לצרכי מס

לבסוף, יש ביכולתך להשתמש גם בפונקציות סליקת התשלומים של המערכת אם תבחר בכך. אנו מאפשרים התממשקות עם מערכות הסליקה של איגוד הסליקה, Tranzila או AccountITPay שלנו. אם בחרת לשלב גם סליקת תשלומים, הקלד את שם המשתמש והסיסמה עם אחת ממערכות הסליקה שבחרת ואת סוגי התשלום האפשריים.

לאחר סיום מילוי הפרטים הנחוצים, לחץ על “עדכן”. מזל טוב! רשמת את עסקך במערכת וכעת תוכל לנהל את חשבונותיך ולהפיק חשבוניות באינטרנט!