הפקת תעודת משלוח חיונית עבור כל סוג של עסק, המספק את האפשרות לשלוח את המוצרים שלו ללקוחות, בין אם מדובר על לקוחות פרטיים או עסקיים. תעודת המשלוח אמורה להכיל פירוט של כל הסחורה שהוזמנה ונשלחה ללקוח, כולל פרטים רלוונטיים, כגון כתובת הלקוח, משקל הסחורה, סוג הסחורה וכדומה. תעודת המשלוח אמורה לצאת ביחד עם הסחורה מהמחסן של בית העסק אל הלקוח. כמובן שתעודת המשלוח אינה מחליפה חשבונית מס, מאחר והחשבונית אמורה להיות מונפקת לאחר העברת התשלום. עם זאת, ניתן להחליף את תעודת המשלוח בחשבונית מס, בתנאי שקיים פירוט של כל הסחורה המועברת ללקוח. ניתן להנפיק את כל תעודות המשלוח בסוף החודש, או בכל תאריך אחר, באמצעות שימוש במערכת ייעודית.
הפקת תעודת משלוח – נקודות חשובות שכדאי להכיר
הפקה של תעודת משלוח אמורה להתבצע פעמיים, פעם ראשונה במקור ופעם שניה בתור העתק. המקור אמור ללוות את הסחורה עד ליעד, בעוד שההעתק אמור לחזור לבית העסק חתום על ידי הלקוח. במידה וקיימים חוסרים או החזרות, הדבר אמור להיות מצוין בהעתק שמוחזר לבית העסק. המטרה היא כמובן לעדכן את הנתונים במחשב, על מנת למנוע טעויות בדרישות התשלום וכמובן לוודא כי המלאי של העסק נשאר מעודכן. מומלץ להנפיק תעודת משלוח בכל אספקה ולרכז את כל התעודות לחשבונית מס אחת בסוף החודש, המרכזת את כל התקופה המדוברת. הדבר מקל על ההתנהלות השוטפת ומונע את הצורך להתחקות אחרי כל חשבונית באופן פרטני. כמו כן, יותר פשוט לתקן את החוסרים וההחזרות בתעודת המשלוח, מאשר להוציא זיכוי כספי בחשבונית.
מה כדאי לדעת לגבי הפקת תעודת משלוח
תעודת משלוח אינה מכילה סכום לחיוב, למרות שהיא יכולה להכיל הערכה לגבי הסכום העתידי לחיוב. המבנה של תעודת המשלוח דומה למבנה של חשבונית והיא אמורה להכיל את כל פרטי המשלוח, כולל פרטי היעד, התאריך, איש הקשר, מועד ההובלה, חותמת וכדומה. ניתן כמובן להשתמש בפנקס תעודות משלוח מודפס, אך ההמלצה הכללית היא להיעזר בתוכנה ייעודית, שתקל על ההתנהלות השוטפת של העסק ותבטיח לכם סדר וארגון. כמו כן, מדובר על פתרון אקולוגי, שיאפשר לכם למנוע בזבוז של משאבים מיותרים, לצד חיסכון בהוצאות של העסק. אומנם עוסק פטור אינו מחויב לפי חוק להנפיק תעודת משלוח, אך מומלץ לצרף תעודה מסוג זה לכל משלוח שאתם מבצעים, מאחר והדבר מקל על התנהלות יעילה ומסודרת וכמובן מעביר רושם מקצועי ורציני יותר.
אנו בחברת אקאונט איט נשמח לספק לכם מערכת מתקדמת ויעילה, המספקת את האפשרות של הפקת תעודת משלוח. המערכת פותחה על ידי משרד רואי החשבון אהרן ושות', דבר שמבטיח עמידה בכל הסטנדרטים המחמירים ביותר, לצד ליווי וסיוע בעת הצורך. נשמח לסייע ולענות על כל שאלה וכמובן שאנו ממליצים לכם להתנסות במערכת וליהנות מכל היתרונות שלה!
