רישום הוצאות לעצמאים ובעלי עסקים

רישום הוצאות לעצמאים ובעלי עסקים – איך עושים את זה נכון?

כל עצמאי ובעל עסק מחויב על פי חוק בניהול פנקסי (ספרי) חשבונות לפי דרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף (מע"מ).
בספרי החשבונות של העסק יש לרשום את כל ההכנסות וההוצאות של העסק שכמובן מתועדות על ידי חשבוניות וקבלות.

במאמר זה נשוחח ונפרט בהרחבה על רישום הוצאות עסק – מה זה אומר, למה זה חשוב, איזה סיווגי הוצאות יש,
מהן הוצאות מוכרות במס, כיצד לבצע רישום הוצאות, ואיך לנהל רישום הוצאות מקצועי במערכת לניהול עסק אונליין.

רישום הוצאות – החוק

בואו נתחיל בבסיס, מה אומר החוק לגבי רישום הוצאות. על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ג–1973, סעיף 12 (ב):

"בספר תקבולים ותשלומים יירשם כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התעוד והתאריך;
כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך.”

ניתן לראות שמס הכנסה מורה לכל עסק לנהל ספר תקבולים ותשלומים אשר שם חובה לרשום את כלל ההוצאות העסקיות והתיעוד לכך (חשבוניות וקבלות).
גם על פי תקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ו–1976 ישנה חובה "לנהל לצורך מס ערך מוסף אותם פנקסי חשבונות
ותיעוד הנילווה אליהם שנדרש לנהל לענין מס הכנסה ויחולו עליו הוראות מס הכנסה".

אם כן, החוק מאוד ברור בעניין חובת רישום הוצאות כחלק שוטף ובלתי נפרד מניהול ספרי החשבונות של העסק.
ברישום הוצאה מסוימת, יש לציין את התאריך, הסכום, אופן התקבול (מזומן, אשראי וכו’) ופרטי זיהוי.

מהן הדרכים לרישום הוצאות העסק

ישנן כמה דרכים מקובלות לעצמאים ובעלי עסקים לרשום את הוצאות העסק, כאשר נתחיל מהדרך הישנה ביותר ונתקדם לדרך הרישום החדשה ביותר כיום.

• רישום הוצאות ידני – כפי שניתן לדמיין, בדרך זו ממש רושמים ומתעדים בספר חשבונות פיזי את הוצאות העסק.
  כמובן שכיום יש מעט מאוד עסקים שעדיין משתמשים ברישום ידני, אבל באופן תאורטי זוהי דרך חוקית לגמרי.
• רישום הוצאות בתוכנה המותקנת במחשב – העסק רוכש תוכנה עסקית מיושנת יחסית (לא לשכוח לרשום כהוצאה בספר הוצאות!)
  אשר מותקנת על מחשב ושם ניתן לרשום באופן ממוחשב את הוצאות העסק. כמובן שניתן לרשום הוצאות,
  אך ורק באותו המחשב שעליו מותקנת התוכנה, ולכן אפשרות זו מגבילה מאוד.
• מערכות אינטרנטיות להנהלת חשבונות – הדרך החדשה והנוחה ביותר כיום לרישום הוצאות.
  אלו הן למעשה תוכנות חכמות ומתקדמות הרבה יותר מאשר התוכנות המיושנות אשר מעניקות מגוון אפשרויות קלות ופשוטות להנהלת חשבונות.
  אין צורך להתקינם במחשב, שכן, הן יושבות בענן וניתן להפעילן מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר.

באופן מסורתי, עצמאים ובעלי עסקים שכרו את שירותיו של גורם מקצועי כמו רואה חשבון או מנהל חשבונות שירשום את הוצאות העסק שלהם
(תמורת חשבוניות כמובן), ואלה עבדו באחת משתי הדרכים הראשונות.
אך ההתקדמות הטכנולוגיות המהירה לא פסחה על תחום הנהלת החשבונות, וכיום עצמאים ובעלי עסקים יכולים לנהל את חשבונותיהם
(באופן חלקי או מלא) באמצעות הדרך השלישית.

מהם היתרונות של רישום הוצאות במערכת להנהלת חשבונות באינטרנט?

ישנם כמה יתרונות מהותיים בבחירה במערכת להנהלת חשבונות וניהול עסק באינטרנט:

• בקרה ושליטה בעסק: כאשר עצמאי לוקח על עצמו יותר אחריות מבחינת ניהול העסק ורישום ההוצאות, הוא באופן טבעי מחובר הרבה יותר לעסק, מכיר אותו לעומק הרבה יותר ומסוגל לבצע בעצמו שינויים בזמן אמת.
• פשטות, ידידותיות, מהירות וקלות בתפעול: בניגוד לתוכנות העבר שהיו מותקנות במחשב, מערכות להנהלת חשבונות באינטרנט הן ידידותיות מאוד למשתמש הממוצע ומעניקות אפשרויות פשוטות לתפעול וקלות בהוצאה לפועל של פעולות רבות ללא צורך להמתין לרואה החשבון או יועץ המס.
• סדר וארגון: מערכת אונליין לניהול העסק מאפשרת גישה ישירה לכלל נתוני העסק בכל רגע נתון, וניתן לאתר כל תיעוד של הוצאה מכל זמן בלחיצת כפתור. ניתן לשמור את חשבוניות וקבלות ההוצאה בענן וכך "לשלוף" אותן מכל מקום ובכל זמן באמצעות לפטופ, טאבלט או טלפון נייד.
• הפחתת עלויות הנהלת חשבונות: מסיבות מובנות, הרבה עצמאים רואים ביתרון זה כמשמעותי והחשוב ביותר.
  כאשר העצמאי למעשה עושה בעצמו הרבה יותר, ואולי אף באופן מלא, את עבודת הנהלת החשבונות,
  אז הוא מפחית את הצורך בשירותי רואה חשבון או מנהל חשבונות שכמובן כרוכים בעלויות שונות.

כעת לאחר שהבנו את החוק וסקרנו את הדרכים לרישום הוצאות העסק, בואו נשוחח על החשיבות הכלכלית של רישום הוצאות.

הוצאות מוכרות במס

זוהי למעשה הסיבה החשובה והמשמעותית ביותר שבגללה יש לרשום הוצאות בצורה יסודית,
נכונה ומדויקת ככל הניתן אשר גם מוסדרת בחקיקה – עבור הוצאות עסקיות (אשר כמובן מתועדות בחשבוניות וקבלות עבור ההוצאות)
ניתן לקבל החזרי מס באופן מלא או חלקי.

על פי סעיף 17 לפקודת מס הכנסה, “לשם בירור הכנסתו החייבת של אדם ינוכו – זולת אם הניכוי הוגבל או לא־הותר על פי סעיף 31 – יציאות והוצאות
שיצאו כולן בייצור הכנסתו בשנת המס".
כלומר, ניתן לקזז עלויות הוצאות עסקיות עם תשלום המס ובכך להעלות את שורת הרווח.
רק הוצאות עבור העסק הינן מוכרות במס, וברור שלא ניתן לקזז הוצאות פרטיות עם תשלום המס.

אך אילו הוצאות עסקיות נחשבות מוכרות במס וכמה ניתן לנכות מהן? ישנם עשרות סיווגי הוצאות שמוכרות במס,
וניתן לנכות אותם בצורה חלקית או מלאה בהתאם לסיווג ההוצאה. באופן מסורתי, עצמאים שוכרים את שירותיהם של רואי חשבון,
יועצי מס ומנהלי חשבונות כדי שיעזרו להם לסווג נכון את כל ההוצאות העסקיות ולקבל החזרי מס מקסימליים עבור הוצאותיהם.
עם זאת, כיום ניתן ללמוד את הנושא לבד ובאמצעות מערכות חכמות להנהלת חשבונות אונליין אפשר לבצע זאת עצמאית.
נדגיש שזוהי אינה המלצה, אלא רק הצגת האפשרות לעצמאים ובעלי עסקים.

הנה רשימה של סיווגי הוצאות נפוצות אשר מוכרות במס עם פירוט על שיעור הניכוי האפשרי (כמובן שיש לבדוק פרטנית על כל הוצאה של העסק שלכם):

• מים, חשמל, ארנונה, ועד בית – מוכרות כהוצאה עד שיעור של 25%.
• שכר דירה – ניתן לקבל החזר מס של 100%, אבל הדירה צריכה להיות מוכרת לעסקים בחוזה ולא רק למגורים.
• טלפון – הוצאות טלפון נייח בבית יכולות להיות מוכרות עד שיעור של 100%. הוצאות טלפון נייד יכולות להיות מוכרות עד שיעור של 80% ותלוי בעלות הכוללת השנתית
• פחת על ציוד משרדי – ניתן לנכות מס על פחת. לדוגמה על מחשב ניתן לקבל החזר בשיעור של עד 33% בשנה על פחת, בעוד על ריהוט ניתן לקבל עד 12% ומקרר עד 10%.
• כיבוד קל – מוכרות במס עד שיעור של 80%.
• הוצאות משרדיות שוטפות – ניתן לקבל החזר על שיעור של 100% כשמדובר על הוצאות כגון עטים, קלסרים, שדכנים, דפים וכו’.
• קניית רכב חדש – הוצאה מוכרת בשיעור של עד 15% בשנה על פחת.
• דלק – החזר מס בשיעור של עד 45%.
• חניה – ניתן לקבל החזר מלא במקרים שהוצאות החניה קשורות למקום העבודה.
• קנסות ודו"חות – לא מוכרות כלל במס ולא ניתן לקבל על הוצאות אלה החזר.
  
• ביגוד ולבוש – ביגוד אשר מתאים אך ורק למסגרת העבודה (מדים וכדומה) אז הוצאה מוכרת בשיעור של עד 100%, ועל הוצאות ביגוד כללי אשר מתאימות גם למסגרת העבודה ניתן לקבל החזר של עד 80%.
• תכשיטים – הוצאה מוכרת באישור ובשיקול מס הכנסה במקרים שניתן לטעון שאלו הוצאות למען העסק (מוניטין, להרשים לקוחות וכדומה). השיעור ייקבע על ידי מס הכנסה.
• ארוחות – ארוחות אינן הוצאה המוכרת במס, אך כן ניתן לקבל החזרים כאשר אלה הוצאות אירוח ללקוחות או כאמור הוצאות כיבוד קל.

סוגי הוצאות

את כלל סיווגי ההוצאות אשר חלקם מוזכרים לעיל מחלקים למספר סוגים: עלות המכירות (המכר), הוצאות מכירה, הוצאות הנהלה וכלליות, והוצאות מימון. בואו נסקור יותר לעומק כל סוג הוצאה ונסביר אילו סיווגי הוצאות יכולים להיכלל בכל סוג.

עלות המכירות (עלות המכר): כלל העלויות הכרוכות בייצור המוצר בלבד אשר העסק מציע. כלומר, אך ורק העלויות הקשורות ישירות למוצרים ולא מסביב להם. דוגמאות לסיווגי ההוצאות אשר קשורים לעלות המכירות הינם קניות, שכר עבודה, עלויות הובלות והוצאות אריזה. בחישוב עלות המכירות אנו מתייחסים למלאי שנמכר בלבד; במילים אחרות, מנכים את מלאי הסגירה ממלאי הפתיחה.

הוצאות מכירה: כלל ההוצאות הכרוכות במכירת המוצר. דוגמאות לסיווגי ההוצאות אשר קשורים להוצאות המכירה הם פרסום, שיווק וקידום מכירות, הוצאות שכירות של חנות, שכר אנשי מכירות, אחסון וביטוח המלאי.

הוצאות הנהלה וכלליות: הוצאות הכרוכות בניהול העסק והוצאות כלליות שלא קשורות ישירות למוצרים. דוגמאות לסיווגי ההוצאות אשר קשורים להוצאות הנהלה לכלליות הם הוצאות משרדיות כגון חשמל, מים, דמי שכירות של משרדי הנהלה, הוצאות משפטיות, הוצאות משרדיות (כלי כתיבה, פנקסים, מחשבים וכו’) והוצאות הנהלת חשבונות.

הוצאות מימון: כלל ההוצאות הכרוכות במימון הפיננסי של העסק. דוגמאות לסיווגי ההוצאות אשר קשורים להוצאות מימון הם ריביות, אגרות, עמלות והפרשי שער מט"ח.

סוגי הוצאות אלו מפורטים בדו"ח רווח והפסד.

הוצאות בדו"ח רווח הפסד

דו"ח רווח והפסד למעשה מציג בצורה פשוטה וברורה את מצבו הפיננסי של העסק; הדו"ח מאגד את כלל ההכנסות של העסק פחות כלל ההוצאות של העסק בתקופה מסוימת. כל סוגי ההוצאות המוזכרים מעלה נכנסים לדו"ח רווח והפסד. החישוב לוקח את כל הכנסות המכירות ומפחית מהן את כל ההוצאות, וכך מציג את רווח העסק.

הנה דוגמא לדו"ח רווח והפסד שנתי עם סוגי ההוצאות וסיווגי ההוצאה אשר הסברנו:

רישום הוצאות במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט

כאמור, ישנן כיום מערכות חכמות אונליין אשר מאפשרות רישום הוצאות מקצועי ופשוט לעצמאים אשר מעוניינים לנהל את הנהלת חשבונות העסק בעצמם,
או לפחות לקחת על עצמם יותר בכדי להפחית עלויות.

במערכת AccountIT לניהול עסק באינטרנט ישנם כמה עשרות סיווגי הוצאות מובנים כגון:
שמירה וניקיון, שירותים מקצועיים, פרסום וקידום מכירות, נסיעות, כיבודים, מיסים ואגרות, חשמל ומים, השתלמות וספרות מקצועית,
הוצאות משפטיות, הוצאות רכב ודלק, דואר ותקשורת, אריזה, דמי שכירות וניהול נכסים, ביטוחים, בגדי עבודה אחזקה ותיקונים ועוד.

המערכת גם מאפשרת עיבוד אוטומטי של חשבוניות הוצאות, וחילוץ אוטומטי של נתוני החשבונית (מספר אסמכתא, תאריך, סכום וכו’) עם מנגנון בינה מלאכותית. ניתן לראות בסרטון הבא כיצד תהליך עיבוד אוטומטי של חשבוניות במערכת מתבצע בפועל:

אם כן, סדר הפעולות של עיבוד חשבוניות הוצאה אוטומטי הוא ממש פשוט וקל:

1. המשתמש (העצמאי) מעלה את החשבונית למערכת בהעלאה ישירה או לכתובת מייל ייעודית.
2. המערכת מעבדת את נתוני החשבונית ומחלצת את פרטיה השונים.
3. המשתמש מוודא ומאשר שאכן הפרטים מדויקים.

מערכת AccountIT גם מאפשרת הפקת דו"ח רווח והפסד לכל תקופה נבחרת של המשתמש עם פירוט מלא של המכירות וההוצאות.
הסרטון הבא מדגים כיצד ניתן להפיק במהירות דו"ח רווח והפסד במערכת AccountIT להנהלת חשבונות באינטרנט:

בכל מקרה, לפני בחירה במערכת חכמה כזאת או אחרת מאוד מומלץ קודם לנסות אותה (בדרך כלל ישנה תקופת התנסות בחינם) ורק לאחר מכן להתחייב אליה.

לסיכום, על כל בעל עסק לבצע רישום הוצאות באופן חוקי על פי הנחיות רשויות המס.
רישום הוצאות נכון ומדויק יכול וצריך לשפר את מצבו הפיננסי של העסק אשר יוכל לנכות מתשלום המס באופן חלקי או מלא (על פי סיווג ההוצאה) את עלויות ההוצאות המוכרות, ולכן נדרש לאסוף בצורה יסודית את חשבוניות וקבלות ההוצאה כי זה למעשה מפחית את תשלום המס.

ישנם כמה דרכים לרישום הוצאות, אך כיום עצמאים יכולים לבצע זאת בעצמם באמצעות מערכות חכמות להנהלת חשבונות ברשת אשר מעניקות יתרונות רבים ובעיקר הפחתת עלויות של הנהלת חשבונות העסק.