סוגי חשבוניות ומסמכים חשבונאיים ומתי צריך להפיקם | תוכנה לניהול עסק והנהלת חשבונות

סוגי חשבוניות ומסמכים חשבונאיים ומתי צריך להפיקם

סוגי חשבוניות ומסמכים לעסקים

אחת הדילמות המבלבלות של עצמאיים ועסקים קטנים בתחילת דרכם היא איזה מסמך חשבונאי להפיק עבור עסקאות עם לקוחות. ישנם כמה סוגי מסמכים כאלה עם שמות קצת דומים, אך תפקידים שונים שאין לערבב ביניהם על מנת לא להסתבך עם רשויות המס שדורשות סדר וארגון.

במערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות קיימות למעשה כלל האפשרויות להפקת מסמכים דיגיטליים אלה – כמו חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה, חשבונית עסקה וחשבונית זיכוי. במאמר זה נסקור את המסמכים החשבונאיים השונים, נסביר מה תפקידם ומתי יש להשתמש בכל אחד ואחד.

חשבונית מס

קודם כל, חשוב לציין מראש שלעוסק פטור אסור להפיק חשבונית מס; הסיבה היא שחשבונית מס כוללת מעמ ועוסק פטור אינו גובה מעמ. לכן, רק עוסק מורשה רשאי להפיק חשבונית מס.

חשבונית מס הינה למעשה דרישה לתשלום מלקוח לאחר סיום עבודה מסוימת או לאחר העברת המוצר. חשבונית המס משמשת לחישוב המס והמעמ מהעסקה, וברגע הפקת חשבונית המס למעשה העסק מחויב בתשלום המעמ גם אם לא התקבל עדיין התשלום – מצב שבאופן מובן יכול להפוך לבעייתי.

קבלה

קבלה הינה למעשה המסמך החשבונאי המתעד את קבלת התשלום, וישנה חובה חוקית לעצמאיים ובעלי עסקים להפיק קבלה מיד לאחר התשלום. שימו לב שעסקה אשר לא תועדה על ידי קבלה (או חשבונית מס קבלה, ראו בהמשך) לא מוכרת על ידי רשויות המס ומכאן שאינה חוקית!

חשבונית מס קבלה

חשבונית מס קבלה היא למעשה מסמך חשבונאי אחד שמאחד את חשבונית המס ואת הקבלה. במקום להפיק בנפרד את שני המסמכים החשבונאיים הקודמים, חשבונית מס הקבלה מאפשרת תהליך פשוט הרבה יותר עם מסמך אחד המאגד את שניהם. בדומה לחשבונית המס הרגילה, בגלל שיש מרכיב מעמ בחשבונית זו אז רק עוסק מורשה רשאי להפיק חשבונית מס קבלה ולעוסק פטור אסור.

חשבונית עסקה

לאחר לחץ של עוסקים קטנים רבים, בשנת 2012 נכנס לתוקף תיקון מספר 42 לחוק מעמ אשר מאפשר לנותני שירותים את האופציה לדחיית הפקת חשבונית המס לשבועיים לאחר ביצוע העסקה, ובמקום, להפיק חשבונית עסקה אשר אינה מחויבת בתשלום מע”מ; בכך למעשה נולדה סוף סוף האפשרות לפתור את הבעייתיות של חשבונית המס לעיל. גם עוסק מורשה וגם עוסק פטור יכולים להפיק חשבונית עסקה.

חשבונית זיכוי

אם בטעות שלחנו ללקוח חשבונית מס שגויה בגלל סיבה כזאת או אחרת, יש להפיק חשבונית זיכוי על מנת לתקן ולבטל אותה, וכמובן לשלוח ללקוח. רק לאחר הפקת חשבונית הזיכוי ואישור מהלקוח שהוא אכן קיבל אותה, חשבונית המס השגויה תבוטל.

תעודות

ישנן מספר תעודות חשבונאיות שתפקידן לתעד פעולות עסקיות שונות:

  • תעודת החזרה לספק – מסמך חשבונאי שתפקידו לתעד החזרת סחורה שנרכשה בחזרה לספק.
  • תעודת כניסה למלאי – מסמך חשבונאי שתפקידו לתעד קבלת סחורה כלשהי לאחר רכישה מספק.
  • תעודת משלוח – מסמך חשבונאי שתפקידו לתעד משלוח מוצר או מוצרים שנרכשו על ידי הלקוח.
  • תעודת החזרה – מסמך חשבונאי שתפקידו לתעד החזרה של מוצר או מוצרים שנרכשו על ידי הלקוח בחזרה לעסק.

כאמור, ניתן להפיק את כל סוגי החשבוניות והמסמכים באמצעות מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות. על מנת ללמוד כיצד להפיק כל חשבונית ומסמך, הינכם מוזמנים למדריך התוכנה שלנו.

×

לחץ מטה על מנת ליצור איתנו קשר ב-WhatsApp

× דברו איתנו!