כאשר מנהלים עסק, ישנה הרבה בירוקרטיה חשבונאית שחובה להכיר ולהתעסק איתה. למרות שכל נושא הנהלת החשבונות העסקית מעורר חלחלה בהרבה בעלי עסקים ועצמאיים, זהו אחד מהדברים שפשוט צריך לדאוג להם – ההבדל לפעמים יכול להיות קריטי לעסק ולשרידותו. ובתוך המבוך החשבונאי של ניהול העסק, בעל העסק נדרש להבין מונחים שככל הנראה לא נתקל בהם בעבר; מונחים כמו הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונות דו צידית (כפולה).
הסיבה שבעלי עסקים ועצמאיים חייבים להכיר מונחים אלה היא שכל עסק מחויב על פי הוראות ניהול ספרים של מס הכנסה לנהל את חשבונותיו באחת משיטות אלה, בהתאם לעסק ואופיו.
בואו נבין מהי המשמעות של כל מונח, מהם ההבדלים ביניהם ואיזה סוג עסק צריך להשתמש באיזה שיטה.
תוכנת חשבונאות חד-צדדית
הדרך הפשוטה ביותר לנהל את חשבונות העסק היא שיטת הנהלת חשבונות חד צידית. בשיטה זו פשוט מנהלים את הרווח וההפסד של העסק – כמה הכנסות יש לעסק לעומת כמה הוצאות ללא צורך לציין את אופן התשלום.
בגלל ששיטה זו הינה הרבה יותר פשוטה וקלה לרישום, בעלי עסקים ועצמאיים רבים אשר משתמשים בשיטה זו מעדיפים להשתמש בסיוע מינימלי של מנהל חשבונות או רואה חשבון, ובכך להפחית מעלויות העסק.
עקרונית, עוסקים פטורים רשאים להשתמש בשיטה זו או עסקים עם מחזור כספי הקטן מ-3.5 מיליון ש"ח.
הנהלת חשבונות דו צידית (כפולה)
הדרך היותר מורכבת ומפורטת לנהל את חשבונות העסק היא שיטת הנהלת חשבונות דו צידית.
בדומה להנהלת חשבונות חד צידית, גם כאן רושמים את ההכנסות וההוצאות, אך בשונה ממנה בשיטה זו חובה לרשום כל פעולה בטור אחד מול הפעולה ההפוכה לה בטור השני.
לדוגמה, אם נקנו מחשבים חדשים לעסק, אז הם ייכנסו בטור אחד של רכוש קבוע (עם ירידת פחת שנתי) ובטור השני תרד ההוצאה הכלכלית של מחשבים אלה.
אם כן, מובן מאליו ששיטה זו דורשת יותר מיומנות וידע חשבונאי ולכן העלות של מנהל חשבונות או רואה חשבון תהיה גבוהה יותר כאשר משתמשים בשיטה זו.
חברות בע"מ ועסקים עם מחזור כלכלי גדול צריכים להשתמש בשיטת הנהלת חשבונות דו צידית.
כמו כן, בהנהלת חשבונות דו צידית יש לרשום את אופן התשלום (מזומן, כרטיס אשראי, צ’ק וכו’), מה שלא נדרש בהנהלת חשבונות חד צידית.
כאמור, העלויות הנלוות של שיטת הנהלת חשבונות דו צידית הינן יקרות יותר מאשר הנהלת חשבונות חד צידית; אך עם זאת הנהלת חשבונות דו צידית מספקת פרספקטיבה רחבה בהרבה ויכולה להעניק לעסק תובנות ומסקנות כלכליות שלא יהיה ניתן לקבל בהנהלת חשבונות חד צידית.
מערכת AccountIT לניהול עסק מבית משרד רואי החשבון אהרן ושות’ מעניקה גם שירותי הנהלת חשבונות חד צידית וגם שירותי הנהלת חשבונות דו צידית בעלות מופחתת משמעותית ומאפשרת רישום קל ופשוט תוך ליווי צמוד של המשרד.
