הזמנת רכש במערכת לניהול עסק והנהלת חשבונות
מטרתו של מסמך הזמנת רכש הוא לאפיין ולציין מפורשות את הסחורה או השירות שהקונה מעוניין לרכוש ממוכר ואת תנאי העסקה (סוג, תאריך, מחיר, כמות וכו'). אמנם למסמך הזמנת רכש אין תוקף חשבונאי או חוקי מחייב, אבל הוא עדיין חשוב בכך שהוא עוזר ליצור תקשורת פתוחה וטובה בין עסק לספק ויכול למנוע טעויות ובלבול בעתיד.
מערכת AccountIT לניהול עסק והנהלת חשבונות באינטרנט כוללת אפשרות יצירת הזמנת רכש עם כל הפרטים העיקריים החשובים כמו מחיר ותאריך, וכמובן מקום להוספת פרטים ותנאים ייחודיים של בעל העסק (הקונה) והספק (המוכר).
כיצד ליצור הזמנת רכש (וידאו בתחתית המאמר)
ניתן להיכנס למסך הזמנת רכש דרך "הוצאות" בתפריט הראשי ולחיצה על "הזמנת רכש". כך נראה החלק העליון של מסך זה:
אז מה בעצם פונקציית הפקת חשבוניות דיגיטליות מציעה?
הנה קודם החלק העליון של המסך המתמקד בלקוח:
- ספק שכבר שמור במערכת: אם פרטי הספק כבר שמורים במערכת, ניתן להקליד את שמו בשדה הספק ולבחור אותו מהרשימה.
- שמירת ספק חדש במערכת: אם רוצים לשמור ספק חדש במערכת, יש ללחוץ על כפתור ה-"+" לצד שדה הספק ולהזין את פרטיו.
- הזנת פרטים ללא שמירה במערכת: אם לא רוצים לשמור את פרטי הספק במערכת, יש לבחור "ספקים שונים" בשדה הספק ולמלא את שאר הפרטים הרצויים.
בנוסף, ניתן להעתיק פרטים ממסמך חשבונאי אחר שנשמר במערכת בעבר (קבלה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה) על ידי לחיצה על כפתור "העתק ממסמך" ולבחור את המסמך הרצוי.
כך נראה החלק התחתון של מסך הזמנת רכש:
חלק זה מתמקד בסחורה/שירות (פריט) המוזמנים על ידי העסק. יש קודם להגדיר למעלה אם מחיר הפריט(ים) כולל מע"מ או לא.
בדומה לחלק העליון, ישנן שלוש דרכים להזין פריטים:
- פריט שמור במערכת: אם הפריט כבר נשמר במערכת בעבר, ניתן להקליד את שמו בשדה ולבחור אותו.
- פריט חדש: אם מעוניינים לשמור פריט חדש במערכת, ניתן ללחוץ על כפתור ה-"+" לצד שדה הפריט ולהזין את פרטיו.
- הזנת פריט ללא שמירה: על מנת להזין פריט שלא מעוניינים לשמור במערכת, יש לבחור ב"פריט כללי" בשדה הפריט ולהזין את יתר השדות הנותרים.
מתחת, ישנו שדה שפתוח להערות ובו ניתן לכתוב תנאים נוספים או כל תוספת נוספת שבעל העסק מוצא לנכון להכניס להזמנת הרכש.
לאחר הסיום, לחיצה על כפתור "הבא" תוביל לתצוגה מקדימה של הזמנת הרכש; שם ניתן לבחור אם להדפיס את הזמנת הרכש או לשלוח במייל, או לחזור אחורה ולשנות פרטים ונתונים.
לנוחיותכם, הנה סרטון קצר המדגים כיצד ליצור הזמנת רכש באמצעות AccountIT מערכת לניהול עסק והנהלת חשבונות:
